Coordinateur (trice) des secrétariats médicaux

Date limite de candidature : 30 novembre 2025

Poste à pourvoir immédiatement, en CDD de 3 mois, mission temporaire.

Identification du service : Direction des Ressources Humaines – Coordination des secrétariats médicaux - Localisation géographique : PAVILLON 21 – FONDATION SABATIÉ

• Amplitude horaire : 8 H 00 – 17 H 00 Forfait Cadre
• Organisation du travail : Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant des équipes de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

• Cycle : 5x2 du lundi au vendredi.

• Liaisons hiérarchiques :

• Le cadre de proximité : Le Directeur des Ressources Humaines

• La Direction Fonctionnelle : La Direction des Ressources Humaines

• Liaisons fonctionnelles :

Secrétaires médicales – Praticiens Hospitaliers – Cadres supérieurs de santé – Cadres de santé - Direction du système d'information - Direction des services économiques - Direction des travaux – Direction de la communication – Direction de la Psychiatrie – Département de l'information médicale – Direction des EHPAD - Bureau des admissions – Assistants de gestion.

** Activités :

• Encadrement d'une équipe de 180 personnes.
• Elaboration de trames de travail en collaboration avec la cellule du temps de travail pour validation en

Instances.

• Saisie et correction des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail.
• Programmation des congés annuels et réunions de concertations.
• Conduite des entretiens d'évaluation et de formation des agents affectés dans les secrétariats médicaux.
• Suivi de l'absentéisme et gestion des remplacements.
• Gestion du pool d'aide à distance.
• Suivi des renouvellements de contrats et envoi des questionnaires d'évaluations.
• Entretiens de recrutements.
• Suivi des recrutements.
• Suivi des effectifs des secrétariats médicaux.
• Suivi des demandes de stages.
• Organisation et animation de réunions.
• Rédaction de courriers et comptes rendus de réunions.
• Participation aux différents groupes de travail institutionnels relatifs aux secrétariats médicaux.
• Mise en œuvre des changements organisationnels.
• Réalisation d'études médico-économiques (audits) en lien avec l'assistant de gestion de pôle
• Archivage des dossiers relevant des secrétariats médicaux.
• Gestion des commandes de matériels pour les différents secrétariats et la coordination des secrétariats médicaux.
• Suivi des dossiers de mise en place des préconisations du service de Santé au Travail pour l'ensemble des agents des secrétariats médicaux.
• Déplacements multi-sites sur la direction commune.

COMPETENCES REQUISES : Compétences de base

• Maîtrise des outils bureautiques (ordinateur, photocopieur, répondeur, fax, dictaphone,…).
• Maîtrise des logiciels suivants : Gestor, Word, Excel, Powerpoint, Crossway.
• Maîtrise de la messagerie OUTLOOK.
• Maîtrise d'internet et intranet.
• Maîtrise de l'orthographe et la grammaire.
• Maîtrise de la terminologie médicale.
• Maîtrise de la dactylographie.

Compétences spécifiques : Savoir

• Capacité de formalisation, de rédaction et de transmission des informations.
• Capacité d'organisation, de méthode, d'analyse et de synthèse.
• Capacité d'objectivé des demandes et de les argumenter en s'appuyant sur des études et des audits
• capacité à se positionner sur des demandes de temps supplémentaire

Savoir-faire

• Capacité de priorisation et de planification de la charge de travail.
• Capacité d'organisation et de classement des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Capacité à maîtriser de nouvelles pratiques professionnelles relevant des technologies de l'information et de la communication (dossier professionnel informatisé, messagerie vocale, intranet, agenda électronique, numérisation de documents, téléphonie,…).
• capacité à réaliser du reporting au DRH de manière régulière
• Respect de la confidentialité.
• Sens du travail en équipe.
• Transmission d'un savoir-faire, d'une pratique professionnelle.

Savoir-être

• Capacité d'écoute et qualités relationnelles.
• Capacité à gérer des situations de stress.
• Capacité d'anticipation, de négociation.
• Capacité de réserve et de discrétion professionnelle.
• Capacité de rigueur, de dynamisme et de disponibilité.

Contraintes

• Peut être amené à se déplacer sur les différents sites du CH de Libourne ainsi que dans la direction commune

• Qualification initiale et/ou diplôme : Baccalauréat Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S) ou équivalent. Expérience confirmée dans le métier de secrétaire médicale.

**Expérience exigée de coordinateur (trice) des secrétaires médicales à défaut d'au moins 10 ans de secrétaire médicale

Cadre réglementaire :

• Décret n° du 14 juin 2011 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la catégorie B de la fonction publique hospitalière.

CV et Lettre de motivation à l'attention de Mme FERREIRA, Directrice des ressources humaines

-