Assistant administratif en résidence autonomie

Contexte du recrutement et définition de poste

Rouen, en tant que capitale régionale de la Normandie, offre un
environnement dynamique, stimulant,
avec un engagement fort en faveur du
développement durable
et du
bien-être
de ses habitants. Le cœur de la ville, avec ses ruelles médiévales et sa célèbre cathédrale, reflète l'équilibre parfait entre tradition et innovation. Son centre-ville animé, ses espaces verts et sa proximité avec la Seine créent également un
cadre de vie très agréable
. Rejoindre la Mairie de Rouen, c'est contribuer à l'avenir d'une ville au service de ses citoyens. C'est aussi s'inscrire dans un collectif dynamique d'agentes et d'agents, qui promeut la qualité de vie au travail. Avec un Index égalité 2024 noté à 96 sur 100, vous rejoignez une administration qui agit pour l'égalité professionnelle.

Avec son Centre Communal d'Action Sociale (CCAS), la Direction de la Solidarité et de la Cohésion Sociale accompagne les personnes les plus fragiles et œuvre au développement de toutes les solidarités.

Le CCAS de Rouen recrute un assistant administratif (F/H) qui exercera sous l'autorité de la responsable de la résidence autonomie de la Rose des Sables et dans le respect du droit des usagers, de la charte des droits et libertés de la personne accueillie, conformément à a loi du 2 janvier 2002.

Rejoignez-nous Pour Exercer Les Missions Suivantes
Accueil physique et téléphonique :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, ainsi que des résidents, de leurs proches et des partenaires professionnels (visite de la résidence, orientation vers le bon interlocuteur, transmissions d'informations, suivi du cahier de transmission, prise des messages)
• Répondre à certains besoins des résidents (aide administrative, prise de rendez-vous)
• Assurer la commande des repas des résidents auprès du prestataire

Tâches administratives au sein de la résidence :

• Réaliser des courriers professionnels, gérer les courriers et les courriels
• Produire des documents (notes, affiches, compte-rendu, menus, etc) à la demande de la responsable
• Classer, mettre à jour, archiver les dossiers des résidents (mise à jour des coordonnées de famille et des intervenants, des assurances, des revenus, de leur couverture sociale, etc)
• Mettre à jour la documentation destinée au public et actualiser certains fichiers informatiques
• Assurer le remplissage et la mise à jour des informations sur les résidents et des indicateurs de suivi de l'activité (tableau de présence, état d'occupation des logements, fiches résidents, fiches événements résidents)

Assistance et suppléance de la responsable de la résidence :

• Effectuer des demandes de travaux et suivis de travaux après vérification du besoin, accueillir les entreprises et faciliter leurs interventions
• Veiller au respect des consignes de sécurité
• aisir et vérifier les interventions d'aide à domicile via le logiciel ASAPRO
• Participer à la facturation
• Valider les services faits via le logiciel Sedit
• Participer aux réunions de service

En l'absence de la responsable ou de façon ponctuelle :

• Assurer la facturation et saisir les données sur le logiciel Sonate
• Mettre à jour les tableaux de préparation d'encaissement suivi de la télégestion, enregistrement des feuilles de vacation, pointage de l'aide au logement, des redevances, des travaux, des repas)
• Gérer le planning des gardiens, mettre à jour le planning mensuel et les fiches des agents
• Réaliser les états des lieux d'entrées et de sortie
• Gérer la régie de recette en qualité de suppléant

Conditions De Travail

• Lieu de travail : Résidence autonomie Rose des Sables - 15, rue de la Maladrerie – 76000 ROUEN – Déplacements ponctuels sur les autres résidences autonomie et à la Maison des Aînés + autres déplacements occasionnels
• Cycle de travail : 36 h sur 5 jours /semaine – Congés en complémentarité avec la responsable de la résidence
• Possibilité d'astreintes selon nécessités

Profil recherché

Et si c'était vous ?

• Titulaire du baccalauréat, vous justifiez d'une expérience significative dans l'accompagnement du public âgé, précaire et/ou souffrant de pathologies liées à l'âge ou psychiatriques, et vous connaissez les acteurs du champ gérontologique
• Autonome et entreprenant(e), vous exercez vos missions avec organisation et rigueur
• Vos qualités relationnelles fondées sur une écoute active, une approche empathique et une posture bienveillante vous permettent d'adapter votre communication aux différents interlocuteurs
• Doté(e) d'un bon esprit d'équipe, vous assurez avec efficacité la transmission d'information et le reporting
• Vous savez gérer les situations d'urgence et de conflits avec calme et professionnalisme
• Par ailleurs, vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, logiciels métiers, etc) et possédez de solides capacités rédactionnelles, complétées par des connaissances de de bases en comptabilité
• Enfin, vous vous engagez à respecter les obligations de discrétion et de secret professionnel

Prêt(e) à saisir cette opportunité ? Postulez dès maintenant et rejoignez-nous

Information(s) complémentaire(s)

• Filière administrative - Catégorie C - Cadres d'emploi des Adjoints administratifs
• Accès par voie contractuelle – CDD de 12 mois
• Rémunération statutaire

Rejoindre notre collectivité, c'est aussi bénéficier :

• De tickets restaurants d'une valeur faciale de 8€ (60% de prise en charge par la Ville).
• D'une aide financière pour les abonnements aux transports en commun et pour l'utilisation du vélo dans le cadre du Plan de Déplacement des Employés.
• De la prise en charge d'une partie de votre mutuelle santé (minimum 18€/mois) sous réserve d'un contrat labellisé.
• Dans le cadre de notre engagement en faveur de la conciliation vie professionnelle / vie familiale, un partenariat avec la crèche « Les Petits Becqs » permet l'attribution de places réservées aux agents Ville et CCAS de Rouen (dans la limite des places disponibles et après validation de la commission d'attribution compétente).
• De tarifs préférentiels pour un large panel d'activités grâce au Comité des Œuvres Sociales et Culturelles de la Ville de Rouen.