Assistant Office Manager

Contexte

Impulsa est un groupe de services et de conseil de + de 100 personnes regroupant les activités suivantes : Expertise-comptable, RH et paye, Droit : Avocats et juristes, Audit, Consolidation, Conseil comptable et financier

Chez Impulsa Conseil, nous recherchons un(e) Assistant(e) Office Manager pour rejoindre notre pôle Administratif. Si vous êtes passionné par le monde des entreprises technologiques et que vous souhaitez relever de nouveaux défis, cette opportunité est faite pour vous

Missions

Accueil et gestion de l'Office

• Assurer la gestion du standard téléphonique et l'accueil des clients, en appui à l'Office Manager.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis ; effectuer deux dépôts hebdomadaires à La Poste.
• Gérer les locaux de Châteaudun en coordination avec l'Office Manager : contrôle de la conformité des salles de réunion et suivi de la propreté auprès des prestataires de ménage.
• Scanner les courriers et transmettre les copies aux managers ainsi qu'à l'Office Manager.
• Remettre les chèques à l'Office Manager, en identifiant les entités concernées pour le dépôt hebdomadaire à la banque.
• Gérer les demandes de coursiers (EUROPLIS) pour les collaborateurs.
• Effectuer les commandes de fournitures et de matériel informatique pour l'ensemble des bureaux : Yerres, Châteaudun et Secrétariat Express.

Evénementiel du cabinet

• Participer à la préparation des événements internes aux côtés de l'Office Manager : Noël, Chandeleur, Summer Party, Halloween, etc.
• Assurer la décoration et la mise en place logistique si nécessaire des locaux ;
• Gérer les commandes nécessaires ou superviser les prestataires sur place lorsque requis.

Rédaction et gestion des documents contractuels

• Rédaction des lettres de mission pour collaborateurs et associés (validation par l'Office Manager) et envoi via DocuSign.
• Rédaction et envoi de courriers aux confrères, sous validation de l'Office Manager.
• Signature et envoi des plaquettes bilan clients, puis classement dans la GED.

Gestion administrative des clients

• Création et mise à jour des fiches clients dans les outils internes (Annuaire, Cegid, Impulsapp, GED).
• Mise à jour des coordonnées clients dans Cegid et autres bases.
• Actualisation des affectations « Managers / Associés » dans les bases de données internes.
• Classement des fichiers clients dans les dossiers SharePoint.

Mandats bancaires et télédéclarations

• Saisie et édition des mandats bancaires via les plateformes JeDeclare, SoBank, et
• Suivi et mise à jour des mandats selon les besoins des clients sur le portail des impôts.

Le poste ne permet que
1 jour de télétravail
, à cause des missions d'accueil.

Profil

• Diplôme : niveau Bac +2
• Doté(e) d'une expérience d'au moins 3 ans (hors alternance)
• Réactif(ve) et capable de vous adapter rapidement aux changements
• Maîtrisant Excel et à l'aise avec les outils numériques. Chez Impulsa Conseil, nous sommes 100% digitaux (zéro papier)

Process de recrutement :

Si vous souhaitez rejoindre notre équipe et relever de nouveaux défis :

• Un entretien avec l'Office Manager

Nous nous efforçons d'avoir des processus souples et rapides et tous les entretiens peuvent avoir lieu dans un intervalle de quelques jours.

Rejoignez-nous

En rejoignant Impulsa Conseil vous rejoignez :

• Ambition du projet : Impulsa grandit rapidement, et vous serez là dès le début de cette belle aventure
• Équipe jeune et dynamique : vous intégrerez une équipe passionnée par l'accompagnement des clients dans leur transition digitale.
• Apprentissage : vous bénéficierez de l'encadrement bienveillant de tes managers et superviseurs pour développer tes compétences.
• Challenge : Vous évoluerez dans un environnement dynamique où chaque jour est une nouvelle opportunité de grandir.
• Culture client : la satisfaction de nos clients est au cœur de nos préoccupations.
• Reconnue pour son engagement RSE : Impulsa est fière d'être titulaire des labels Lucie progress, Ecovadis et d'appartenir à la communauté Lucie.

Les avantages offerts par Impulsa :

• Locaux spacieux situés en plein centre de Paris 09 (Saint-Lazare)
• Événements réguliers organisés avec toute l'équipe
• Mutuelle très complète (Axa)
• Titres restaurants (carte)
• Primes d'apport clients
• Primes de parrainage de collaborateurs, si tu souhaites recommander des talents de votre réseau