Coordinateur administratif

Qui sommes-nous ?

IVC Evidensia est le plus grand réseau Européen de cliniques vétérinaires cliniques et plus de collaborateurs dans 20 Pays). En France, nous comptons plus de 280 cliniques sur tout le territoire et près de 3 000 collaborateurs.

Toutes nos actions sont dictées par nos 3 valeurs :

We Care - prendre soin - de nos animaux, de nos collaborateurs et de notre planète.

We Dare - oser - en favorisant la prise d'initiatives et en osant l'innovation sur tous les plans : organisationnelle, servicielle, médicale, technologique, sociale….

We Share - partager - nos savoir-faire, savoir-être et bonnes pratiques pour aller plus loin ensemble.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un Coordinateur administratif h/f en CDI sur notre Cluster de cliniques vétérinaires situé en Ile-de-France. 

Le poste :

Le Coordinateur administratif h/f travaille au sein de la Direction des Opérations dont le rôle est de faciliter et d'optimiser le fonctionnement quotidien des cliniques et d'implémenter des projets créateurs de valeurs. Il/elle pilote la performance des cliniques et leur fait vivre les valeurs d'IVC Evidensia au quotidien.

Les missions :

Sous l'impulsion du Directeur de cluster, vous êtes un.e clé dans le développement de l'excellence opérationnelle des cliniques de votre cluster (périmètre).

Relais privilégié du GIE auprès des cliniques, vous êtes responsable de la bonne application des processus opérationnels et de leur transmission aux services centraux.

Vous intervenez sur un périmètre d'une vingtaine de cliniques vétérinaires, réparties dans la région Île-de-France :

Performance :

• Accompagner le déploiement des projets des cliniques et du cluster, en collaboration avec les référents en clinique ;
• Déployer les leviers de performance établis par le Directeur de clinique et le Directeur de cluster ;
• Assurer le suivi de la performance, la structure du CA, des coûts, etc. du cluster.

Opérations :

• Accompagner l'organisation et la gestion administrative quotidienne des cliniques ;
• Aider à la préparation des ateliers de travail du cluster ;
• Organiser les synergies dans le cluster, veiller au déploiement des plans de synergie et plus globalement, faciliter la collaboration entre les cliniques du cluster ;
• Favoriser l'implication des cliniques dans les projets transverses du groupe et accompagner la conduite du changement ;
• Accompagner les recrutements sur le plan administratif et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Accompagner les sujets de formation ;
• Accompagner le GIE dans le déploiement et la mise en place des procédures ;
• Etre l'interlocuteur privilégié du GIE dans le cadre du traitement des requêtes en clinique ;
• Plus généralement, apporter son support au Directeur de cluster et aux Directeurs des cliniques de son cluster.

Administratif :

• Recrutement : accompagner les processus de recrutement des vétérinaires et des ASV, de l'établissement du contrat à l'intégration en clinique ;
• Paie : recueillir, structurer et transmettre les éléments variables de paie du cluster ;
• Plannings : aider à l'optimisation des plannings et leur suivi, suivre la gestion des temps de travail (heures travaillées, congés, etc.) ;
• Comptabilité et gestion : suivre les règlements fournisseurs, les factures API/collaborateurs libéraux et assurer la mise en place et le suivi des process comptables ;
• Suivre les impayés en collaboration avec les ASV de liaison des cliniques ;
• Suivre les demandes sur notre outil de ticketing .

Profil :

-Vous avez minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement en milieu vétérinaire ;

-Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office 365 et d'Excel notamment ;

-Vous êtes à l'aise avec les chiffres et la compréhension des tableaux de bord ;

-Vous avez des connaissances de base en comptabilité ;

-Vous maîtrisez (dans l'idéal) l'ensemble des process opérationnels d'une clinique vétérinaire ;

-Vous êtes à l'aise dans l'animation et le déploiement de projets ;

-Vous avez une excellente élocution et un excellent niveau d'orthographe et de syntaxe ;

-Vous êtes fédé, vous faites preuve d'adaptabilité et vous êtes orienté.e à la fois métiers, opérations et résultats ;

-Tenace, vous savez tenir les délais fixés (relances téléphoniques, etc.) ;

-Vous êtes autonome.

Modalités :

• Contrat en CDI / temps plein (37/semaine) 
• Carte tickets restaurant
• Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100%
• Rémunération : entre 30k et 38k en package selon profil
• Personne véhiculée pour assurer les déplacements fréquents en clinique