Gestionnaire de scolarité

L'École polytechnique, surnommée l'X, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de l'Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l'ENSAE Paris, l'ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d'enseignants), l'École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d'excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l'X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction de l'Enseignement et de la Recherche de l'École Polytechnique (DER), la Direction des Opérations de l'Enseignement et de la Recherche (DOER) regroupe plusieurs unités : le pôle gestion académique, le pôle gestion scolarité, le pôle conventions formations, le pôle audiovisuel, le pôle éditions et le Centre Poly Média.

Le pôle Gestion des études est en charge de l'administration et de la planification de la scolarité des étudiants et des élèves inscrits dans les formations délivrées par l'Ecole.

Au sein de la Direction des Opérations de l'Enseignement et de la Recherche, à laquelle est rattaché(e) le pôle de gestion des études, nous recherchons un/une Gestionnaire de scolarité (F/H) - CDD 36 mois.

Sous la responsabilité du Responsable du pôle gestion des études, votre mission principale sera d'assurer l'accueil, la gestion et la planification de la scolarité des différents formations de l'Ecole. Vous serez le point d'entrée des étudiants.

Vos missions :

• Contribuer à la planification et à la mise en œuvre des programmes
• Planifier les emplois du temps (cours et activités) sur le logiciel de scolarité (« Synapses ») en collaboration avec les Départements d'Enseignements et les coordinateurs et les diffuser ;
• Assurer la gestion des dossiers des étudiants ;
• Accueillir les enseignants et gérer leurs demandes de moyens ;
• Gérer l'accueil des étudiants francophones et anglophones : renseignement, distribution de documents, gestion des inscriptions pédagogiques (hors langues), gestion des groupes ;
• Collecter les documents liés à l'enseignement (polycopiés) auprès du Centre PolyMedia et mettre à disposition des enseignants et des étudiants ;
• Mettre en place les campagnes pédagogiques d'inscriptions aux cours en veillant au bon déroulement des inscriptions selon les exigences des programmes ;
• Organiser les examens, les épreuves de remplacement et examens de rattrapage.
• Préparer les épreuves et contribuer à leur bon déroulement (scanner et transmettre les copies aux enseignants) ;
• Assurer le suivi des absences des étudiants.

En plus de ces missions, vous pourrez également être amené(e) à l'amélioration des outils selon les besoins spécifiques des programmes en collaboration avec la DSI ; à apporter une aide ponctuelle sur les autres missions du pôle Gestion des Etudes et aux autres personnels des différentes directions lors des pics d'activités (journée d'accueil, cérémonie de diplômes, etc.) et à contribuer ponctuellement aux autres missions de la Direction des opérations de l'enseignement et de la recherche.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d'innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l'ADN de l'École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l'intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l'École polytechnique s'engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l'égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l'impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l'École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d'entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l'emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

De formation niveau Bac+2/3 en administration, vous justifiez d'une première expérience réussie idéalement dans le secteur de l'enseignement supérieure.

Vous avez une bonne connaissance des outils de base (Messagerie, Pack Microsoft Office : Word, Excel Powerpoint). La connaissance d'un outil de planification du corps enseignant est un plus.

Vous avez la capacité d'interagir avec aisance quotidiennement avec les étudiants et les enseignants en anglais (écrit, lu et parlé).

Les maîtres mots du poste : anticipation, priorisation, planification, collaboration et rédaction.

Votre relationnel, votre organisation et votre réactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.

Ouvert à tous