Assistant(e) Administratif(ve) et Développement Commercial

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Développement Commercial pour rejoindre notre équipe.

Rattaché(e) à la direction, vous jouerez un rôle essentiel dans l'organisation quotidienne de l'AFEEM. Votre mission sera d'assurer le bon fonctionnement administratif de la partie formation et de contribuer activement à la dynamique commerciale de l'entreprise.

A. GESTION ADMINISTRATIVE DU CENTRE DE FORMATION

1. Administration des formations

• Élaboration et envoi des devis, conventions de formation, programmes et convocations.
• Suivi des inscriptions et des dossiers stagiaires.
• Gestion des feuilles de présence, attestations, certificats et émargements.
• Préparation et mise à jour des supports administratifs de formation.
• Accueil des stagiaires en présentiel
• Préparation des examens
• Calcul et envoi des résultats aux stagiaires
• Edition et impression des diplômes pour envoi par voie postale

2. Facturation & suivi financier

• Émission des factures formation.
• Suivi des règlements, relances et traitement administratif des impayés.
• Saisie et mise à jour des tableaux de bord administratifs.
• Recouvrement

3. Gestion des financements

• Accompagnement des stagiaires dans la constitution de leurs dossiers OPCO / FAFCEA / autres financements.
• Vérification des pièces, dépôt des demandes, suivi des prises en charge.
• Interface avec les financeurs (OPCO, FAF…).
• Archivage numérique des dossiers.

4. Correspondance & communication interne

• Gestion quotidienne de la messagerie du centre.
• Accueil téléphonique et prise en charge des demandes
• Préparation de documents et notes internes.

B. MISSIONS COMMERCIALES – CHARGÉE D'ADMISSION

1. Prospection & développement commercial

• Identification de nouveaux prospects (entreprises, indépendants, stagiaires).
• Relance et suivi des leads entrants (site, réseaux sociaux, salons, partenariats).
• Présentation de l'offre de formation et conseil aux clients.
• Mise à jour et suivi du fichier CRM.

2. Gestion du processus d'admission

• Analyse des besoins du prospect.
• Proposition des formations adaptées.
• Accompagnement dans les démarches administratives et financières.
• Finalisation des inscriptions

3. Développement de partenariats

• Recherche de nouveaux partenaires (instituts, centres, marques professionnelles…).
• Animation du réseau de partenaires existants.
• Organisation éventuelle d'événements / webinaires / portes ouvertes.

C. DÉVELOPPEMENT DU CENTRE / QUALITÉ

1. Participation au processus Qualiopi

• Contribution au respect des indicateurs du Référentiel National Qualité.
• Mise à jour, classement et archivage des preuves Qualiopi.
• Suivi des évaluations stagiaires et traitement des retours.
• Participation aux audits (préparation, collecte des éléments).

2. Dossiers France Compétences / CPF

• Participation au montage de dossiers RS (Répertoire Spécifique).
• Collecte et préparation des pièces administratives obligatoires.
• Suivi des dépôts et réponses aux demandes de compléments.
• Veille sur les évolutions du cadre CPF / France Compétences.

4. Compétences requises

Compétences techniques

• Connaissance du secteur de la formation professionnelle (un plus).
• Maîtrise du pack Office (obligatoire)
• Connaissance du logiciel Digiforma (un plus)
• Aisance rédactionnelle et orthographique.
• Connaissance des dispositifs de financement des formations.

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation et rigueur administrative.
• Aisance téléphonique et relationnelle.
• Capacité d'adaptation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Esprit d'initiative, autonomie, dynamisme commercial.
• Goût pour le travail en équipe.

5. Profil recherché

• Expérience en administration, commercial ou formation professionnelle.
• Sens du service, sérieux et fiabilité.
• Polyvalence et adaptabilité indispensables.

Avantages

* Ticket restaurant (9€, 55% pris en charge par l'employeur)

* Mutuelle prise en charge à 100%

* Cours collectifs de sport en entreprise

* Locaux moderne et inspirants à l'image de notre culture d'entreprise

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 400,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel