Secrétaire Direction H/F

La Confédération Générale du travail recherche un ou une secrétaire de direction.

Vous intégrerez le collectif de travail du service composé d'une quarantaine de personnes, dont une équipe de sept secrétaires que vous serez amené-e à renforcer en cas de pic d'activité.

Vous interviendrez sur les activités liées aux questions de l'emploi et des garanties collectives.

Votre aisance relationnelle vous permettra de gérer ces nombreux contacts internes, ainsi que les contacts externes à la CGT.

Activités principales :

Sans que cette liste soit exhaustive, les principales missions de la/du secrétaire de direction consistent notamment à :

Traitement administratif :

• Préparer et suivre les dossiers/projets de ses responsables et des collectifs rattachés au pôle.
• Effectuer le secrétariat classique (frappe, rédaction, agendas, déplacements …).
• Organiser et assister à des réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Mettre à jour les fichiers de suivi de nos mandatés dans les différentes instances suivies par le pôle.
• Mettre à jour les guides réalisés par le pôle, organiser leur distribution vers les organisations CGT et s'assurer du suivi des stocks.
• Organiser le classement et la gestion documentaire aussi bien papier qu'électronique.
• Assurer le suivi des instances/organismes liés au pôle (CNNCEFP, France compétences, Unedic…).
• Assurer les tâches d'autres secrétariats lors des pics d'activité.

Communiquer efficacement :

• Réaliser l'accueil physique, téléphonique et mail, filtrer et analyser la demande pour la rediriger si nécessaire.
• Rechercher, recueillir, analyser et diffuser les informations auprès des personnes concernées internes comme externes.
• Informer votre responsable de votre activité.
• Gérer la mise en ligne du site miroir.

Planifier et coordonner l'organisation d'un événement :

• Échanger régulièrement de l'avancement de l'événement avec le responsable concerné.
• Créer la communication en lien avec l'évènement ou la formation.
• Inviter, relancer et suivre les inscriptions des participants, des formateurs ou des intervenants.
• Préparer les documents/rapports, feuilles d'émargement… nécessaires à la réunion ou à la formation.
• S'assurer de la logistique avec les prestataires internes et externes (transport, hôtel, repas, lieux de l'événement, réservation de salles…).

Compétences techniques :

Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps et gérer ses priorités en lien avec les responsables concernés.

Maîtrise des outils bureautiques Office, et collaboratifs (notamment Zoom/teams).

Maîtrise des techniques de secrétariat et des techniques de prise de notes.

Aisance rédactionnelle et très bonne maîtrise de l'orthographe.

Connaissance de méthodes de classement et d'archivage.

Qualités requises

Observer une confidentialité stricte dans tous les domaines.

Aisance relationnelle.

Autonomie, rigueur, méthode et exigence.

Respect de la qualité et des délais.

Contraintes particulières :

Tous les 3 ans, la préparation des Congrès confédéraux nécessite une plus grande disponibilité et peut nécessiter d'avoir à se déplacer en province.

Conditions d'engagement :

Ce poste est ouvert à la qualification de « Secrétaire de direction », niveau BAC/BTS. Ses missions sont susceptibles d'évoluer sans que cela ne remette en cause la qualification ni les termes du contrat.

Votre niveau de français sera évalué par le test « Projet Voltaire ».

¬ Lieu : Montreuil

¬ Contrat : CDI

¬ Prise de poste : immédiate

¬ Période d'essai : 2 mois

¬ Rémunération brute mensuelle sur 13 mois selon profil

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : Jusqu'à 2 640,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Lieu du poste : En présentiel