Assistante de Direction

INTITULÉ DU POSTE:Assistante de Direction

LIEU DE TRAVAIL:La Voulte-sur-Rhône, France

HEURES : heures

OBJECTIF DU RÔLE

L'assistant(e) personnel(le) du Directeur est chargé(e) de coordonner de manière fluide et efficace les activités du Directeur. Cela comprend la gestion quotidienne de sa boîte mail, l'organisation de son agenda, la priorisation des demandes, ainsi que le rôle d'interface de confiance entre le Directeur et les parties prenantes internes et externes. Ce poste requiert un haut niveau de discrétion, de clarté et d'autonomie, avec une diminution des missions transverses administratives.

Toute tâche ne relevant pas directement de l'assistance au Directeur de Pineapple Contracts France devra être validée en amont par celui-ci.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gestion quotidienne et priorisation des e-mails du Directeur, incluant leur tri, leur catégorisation et la rédaction de réponses.
• Organisation stratégique de l'agenda (temps de concentration, réunions clés, points d'équipe).
• Organisation des déplacements professionnels : réservations de transports, hébergements, demandes de visa, taxis.
• Agir comme point de contact en l'absence du Directeur, filtrer les informations si nécessaire et assurer le suivi efficace des demandes.
• Préparation de synthèses ou de réponses au nom du Directeur, en interne comme en externe.
• Participation aux réunions internes : préparation de l'ordre du jour, prise de notes avec points d'action, diffusion et suivi des délais.
• Appui à l'organisation et au suivi des réunions d'essai, entretiens individuels et évaluations de performance de l'équipe française (planification, prises de notes, transmission aux RH).
• Suivi des approbations et actions en attente (ex. : via Cascade), coordination avec les équipes IT si necessaire.
• Soutien ponctuel aux RH : relecture des contrats et avenants, coordination du processus de recrutement et d'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Liaison avec les avocats et comptables pour faciliter les échanges (traductions, explications, suivi d'éléments spécifiques).
• Suivi des demandes ponctuelles liées aux finances (ex. : relances pour factures impayées).
• Commande et gestion du matériel de bureau, goodies, déjeuners et autres besoins logistiques ponctuels.
• Garantie de la confidentialité et gestion des échanges sensibles avec discrétion et professionnalisme.
• Toute autre tâche ponctuelle requise par l'entreprise.

KPI'S

• Veillez à ce que tous les courriels soient lus et traités avant la fin de la journée.
• Répondre à chaque courriel, même s'il s'agit simplement d'un accusé de réception ou d'un message d'attente.
• Classer et organiser les courriels afin de pouvoir s'y référer facilement et d'en assurer le suivi.
• Appeler le responsable1 à 2 fois par jour s'il est absent afin de fournir des mises à jour des courriels et de poser toutes les questions nécessaires.

EXIGENCES

• Discrétion et fiabilité
• Excellentes compétences de communication et de synthèse (FR/EN).
• Solides capacités d'organisation et de priorisation.
• Esprit d'initiative et grande autonomie.
• Diplomatie et intelligence émotionnelle.
• Vous incarnez les valeurs de notre entreprise :
• Travail d'équipe - Collaborer efficacement avec humilité, en appréciant et en intégrant les compétences et les perspectives individuelles pour atteindre des objectifs collectifs.
• Engagé - Consacrez-vous pleinement à votre rôle, en allant au-delà de vos attentes avec motivation et loyauté pour atteindre les objectifs individuels, d'équipe et d'entreprise.
• Propriété - Assumer l'entière responsabilité de votre travail, de vos performances et de votre conduite, en agissant avec intégrité, en restant organisé et en apprenant des commentaires et des erreurs.
• Positif – Abordez les tâches avec optimisme et innovation, en considérant les défis comme des opportunités et en apportant énergie et enthousiasme pour inspirer et motiver les autres.
• Réactif - Réagir rapidement et efficacement aux besoins et aux commentaires, en priorisant les tâches avec urgence, en acceptant le changement et en maintenant une approche proactive.

Pourquoi rejoindre Pineapple ? Pineapple est un acteur de référence dans la conception et la fabrication de solutions d'ameublement innovantes, spécialement pensées pour les environnements exigeants. Fondée en 1975 en tant qu'entreprise familiale, Pineapple est aujourd'hui une société internationale dynamique, avec son siège basé dans le Kent (Royaume-Uni) et des bureaux en France, en Allemagne et aux États-Unis.

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Ce que nous vous offrons

Rejoindre Pineapple, c'est bénéficier d'un environnement de travail valorisant et de nombreux avantages :

• Un salaire compétitif
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Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous acceptons les candidatures de toutes les personnes dûment qualifiées.

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