Responsable de la scolarité

L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l'ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l'un des plus grands réseaux d'alumni du continent. L'université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s'élève à plus de 220 millions d'euros.

Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l'administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd'hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l'humain au cœur de l'approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d'alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d'Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb'Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.

, Piloter La Scolarité

• Coordonner et superviser la scolarité des 15 parcours en lien avec les équipes pédagogiques et administratives et les autres départements de Masters de l'EDS : campagnes d'inscription, plannings de cours, préparation des examens, saisie des notes et résultats, relevés de notes et diplômes...
• Gérer l'organisation des sessions d'examens (ouvertures/ émargements et fermetures des différentes épreuves, coordination de l'équipe...)
• Coordonner les informations transmises aux étudiants et mettre à jour les informations disponibles sur l'Intranet
• Coordonner la gestion et le suivi des conventions de stages
• Garantir la légalité des actes, des décisions et des procédures mises en œuvre (contrôle des connaissances, examens...)
• Participer, en lien avec la Responsable administrative du département, à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires.

Manager Une Équipe

• Encadrer, animer, coordonner, organiser et informer l'équipe administrative
• Garantir l'adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins
• Accompagner les agents dans leur carrière (évaluations, entretiens professionnels, mise à jour des fiches de poste, conseils...)
• Assurer le recrutement des agents vacataires si besoin

Gérer Les Campagnes De Candidatures

• Gérer les campagnes de recrutement de l'ensemble des M1 du département (MonMaster, Etudes en France) en appui à la Responsable Administrative en lien avec les responsables de parcours et les services centraux
• Recueillir l'ensemble des informations nécessaires aux paramétrages des campagnes sur les différentes plateformes
• Mettre à jour les fiches de présentation des parcours M1
• Préparer les supports d'aide à la décision
• Coordonner la publication des résultats
• Participer, en lien avec la Direction et la Responsable administrative du département, à la gestion des recours

Contribuer a La Vie Institutionnelle

• Apporter son appui dans l'organisation des réunions du Département en lien avec la Responsable administrative du département
• Participer à la visibilité du Département et assurer la diffusion des informations (affichages, site internet, mails d'information...)
• Contribuer à l'organisation des manifestations destinées au public extérieur (salon des masters...)
• Assister et conseiller sa hiérarchie et représenter, à sa demande, la responsable administrative auprès de ses interlocuteurs habituels sur les Masters 1, Ce poste exige polyvalence et réactivité ainsi qu'une parfaite connaissance de son environnement professionnel.

Une certaine disponibilité est attendue notamment lors des périodes d'examens (surveillance) compte tenu du nombre important d'étudiants.

Ce poste requiert également des compétences en matière d'encadrement (2 personnels).

Les « Savoirs »

• Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité,
• Connaître l'organisation, l'environnement réglementaire et institutionnel de l'université,
• Connaître son environnement professionnel notamment l'EDS,
• Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité.

Les « Savoir-faire »

• Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe,
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités,
• Savoir planifier les activités de l'entité en fonction des priorités,
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante...
• Maitriser les techniques d'expression orales et écrites,
• Maitriser les logiciels de gestion,
• Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE.

Les « Savoir-faire » Comportementaux

• Savoir être très organisé et méthodique,
• Savoir anticiper, être réactif et s'adapter,
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit,
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université),
• Savoir être disponible et à l'écoute.