Assistant·e en gestion administrative et financière Hipe Human Lab

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

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En sa qualité d'assistant-e en gestion financière et administrative, la personne recrutée sera chargé de la prise en charge des actes de gestion de l'UAR Hipe Human Lab, ainsi que de sa liquidation et de son suivi. elle contribuera à l'élaboration et au suivi du budget de l'UAR, et en produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des projets de recherche. Il sera le garant du bon déroulement des activités de gestion financière de l'UAR Hipe Human Lab. elle contribuera à mettre en place une démarche qualité et de suivi pour les aspects financiers.

Activités principales :

Domaine financier et budgétaire (environ 80 % de la mission) :

• Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises
• Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés
• Saisir les opérations dans le logiciel : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, engagements et liquidation des ordres de mission,
• Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l'application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature...)
• Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables ; les analyser, les expliquer, les faire appliquer et en contrôler l'application
• Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures comptables, l'évolution de la législation et de ses conséquences
• Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, solde des missions, suivi de la facturation des recettes...)
• Participer à la production et à la gestion des indicateurs de suivi financier et budgétaire du projet
• Contribuer à l'élaboration et au suivi du budget de l'UAR Hipe Human Lab
• Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues dans le cadre du projet
• Assurer le suivi budgétaire et financier des conventions de reversement prévues dans le cadre du projet
• Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés aux équipes opérationnelles : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes
• Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)

Domaine administratif et RH (environ 20 % de la mission) :

• Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier),
• Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité des structures (mise en place de tableaux de bord, indicateurs),
• Mettre à jour des bases de données, structuration et contrôle de la régularité des opérations
• Rédiger des comptes rendus
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'université et les partenaires extérieurs

Activités associées :

• Participer à l'activité administrative de l'UAR Hipe Human Lab, en assurant la prise en charge des demandes émanant de sa hiérarchie.

Nous recherchons un·e assistant·e financier·ère motivé·e, doté·e d'une solide expérience en gestion financière opérationnelle de projets à financements, et idéalement familier·ère avec le fonctionnement de la recherche publique et du système universitaire français.

Votre mission ? Piloter la gestion complète des mouvements financiers (de la demande d'achat à la liquidation), produire des tableaux de bord pour les équipes, et garantir le respect des règles de finances publiques et des échéances projets. Une maîtrise des outils de gestion financière, des règles comptables de l'État, ainsi qu'une aisance avec Excel (tableaux pivots, VBA) seront vos atouts majeurs.

Profil recherché : rigoureux·se, autonome, doté·e d'un excellent relationnel et d'un sens aigu de la confidentialité. Votre curiosité intellectuelle, votre adaptabilité et votre esprit d'équipe feront la différence dans un environnement en constante évolution (GBCP, SIFAC, dématérialisation…).

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Assistant·e en gestion administrative et financière Hipe Human Lab - F/H
  

## Structure

Composantes - FSMPM

## Localisation

Marseille

## Campus

TIMONE

## Type d'Offre

Externe

## Statut

CDD

## Catégorie Fonction Publique

A

## Corps du poste

ASI

## Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

## Emploi-Type

REFJ3C44 - Assistant-e en gestion administrative

## Domaine Professionnel

Pilotage administratif

## Niveau d'Etudes

BAC +2

## Niveau d'Expérience

Tous niveaux d'expérience

## Télétravail

OUI

## Date de publication de l'offre

Lundi 15 décembre 2025

## Prise de poste

Dès que possible

## Durée du Contrat

12 mois