Secretaire Medical En Medecine Nucleaire

1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Un secrétariat aux activités mutualisées composé de 9 professionnelles polyvalentes sur des activités d'accueil et de programmation des rendez-vous ainsi qu'une activité de TEPSCAN

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2. MISSIONS PRINCIPALES DEVOLUES AUX SECRETAIRES MEDICALES AFFECTEES EN MEDECINE NUCLEAIRE

- Accueil et prise en charge globale des patients pour toutes les activités de l'unité (scintigraphie conventionnelle, TEPSCAN, activités thérapeutiques)

- Accueil téléphonique

- Programmation et gestion des rendez-vous diagnostiques en scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN

- Gestion des consultations médicales

- Gestion et saisie des comptes rendus des patients externes et hospitalisés

- Gestion et saisie des comptes rendus de consultations médicales

- Participation à la gestion des agendas médicaux

- Travail lié à l'activité du Responsable du Service.

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2. ACTIVITÉS PRINCIPALES EN LIEN AVEC LES MISSIONS PRINCIPALES

• création du dossier patient dans Xplore

  * renseignements, informations auprès des patients

  * Orientation et accompagnement des patients en salle d'attente ou en box de préparation

  - gestion des vacations libérales (création des séjours, admissions sur DxCare)

  • Accueil et réponse téléphonique

  * Réception des appels téléphoniques et transfert vers les personnes ressources

  * Informations auprès des patients et prescripteurs

  * Transmissions auprès de l'équipe pluridisciplinaire

  • Gestion des rendez-vous des examens diagnostiques (scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN) et à visée thérapeutiques (DxPlanning)

  * Prise de rendez-vous physique et téléphonique

  * Réception et gestion des demandes écrites en TEPSCAN et répartition en fonction des indications des vacataires

  * Programmation et planification des dates de rendez-vous avec enregistrement sur DxPlanning

  * Convocation des patients externes avec envoi des courriers afférents, des fiches d'informations et des ordonnances nécessaires à la réalisation des examens.

  * Communication des rendez-vous aux Services de soins pour les patients hospitalisés

  * Archivage des demandes d'examens

  * Communication et échanges avec les équipes médicales et avec les radiopharmaciens dans le cadre des commandes nécessaires de produits radioactifs.

  * Communication et échanges avec les partenaires co-utilisateurs des équipements TEPSCAN

  • Gestion des courriers

  * Ramassage et envoi

  • Gestion des consultations médicales

  * Traitement des consultations médicales réalisées en interne : prise de rendez-vous et suivi associé

  * Convocation des patients externes

  * Constitution, gestion et suivi des dossiers de consultation

  * Envoi des comptes rendus

  • Implication dans la culture de vigilance

  * Signalement des non conformités et transmission aux responsables

  • Implication dans la démarche qualité

  * Participation au travail engagé dans l'unité visant à optimiser les organisations et les pratiques professionnelles, dans le champ de compétences des Secrétaires

Connaissances

- Très bon niveau d'orthographe exigé

- Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical

Compétences techniques

- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (DxCare, DxPlanning, Spark, Xplore...)

- Maîtriser l'orthographe

- Rapidité d'exécution

- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétences

Compétences organisationnelles

- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences

- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle

- Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service, de l'unité, de l'établissement

- Savoir identifier analyser et gérer les priorités

- Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat

Compétences relationnelles

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Capacité d'adaptation

- Dynamisme

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

• Curriculum Vitæ