Gestionnaire planning

et questions liées au doctorat, le suivi de l'offre de formation et des enseignements, l'accueil, l'information et l'orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l'accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

Le service des enseignements (composé de 3 agents) organise et assure la diffusion des activités d'enseignement de l'EHESS. En lien étroit avec l'Etablissement public Campus Condorcet, il assure l'élaboration des plannings des enseignements sur le Campus et sur les autres implantations.

Le·la gestionnaire administratif·ive est placé·e sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service des enseignements.

Le.La gestionnaire participe à l'élaboration des plannings des enseignements et des activités de l'EHESS. Il.Elle prend en charge les activités suivantes et assure une circulation fluide des informations dans le service et auprès des structures internes et externes, notamment l'EPCC.

Une formation aux applications métier sera assurée lors de la prise de fonction.

GESTION DU PLANNING DES ACTIVITES D'ENSEIGNEMENT

• Contribuer au contrôle de la saisie des propositions d'enseignement dans NEOBAB (application dédiée au recueil et à la publication de l'offre d'enseignement de l'établissement)
• Contribuer à l'élaboration des emplois du temps : Positionner les enseignements en respectant le calendrier universitaire, les contraintes de locaux, les effectifs étudiants.
• Saisir les emplois du temps dans l'application ADE (logiciel de planification des enseignements) et traiter les demandes de modification d'emploi du temps
• Assurer les réservations de salles pour les soutenances de thèses, les comités de suivi de thèse, les soutenances de mémoire de master.
• En cas de modification de l'emploi du temps : assurer la mise à jour des applications ADE et NEOBAB
• Optimiser la gestion des salles
• Participer à la fiabilisation des heures d'enseignement saisies en perspective du contrôle du service des enseignants
• Faire des extractions basiques depuis le système d'information

GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE

• Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures, des documents.
• Alimenter les tableaux de suivi d'activité et signaler les anomalies
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• En lien avec DRH et la DEVE, assurer la gestion administrative des campagnes de recrutement des attachés temporaires d'enseignement et de recherche : Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• En lien avec la DEVE et la DRH, assurer la gestion administrative des campagnes de recrutement des vacataires d'enseignements : Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Evolution possible du poste, en fonction de l'évolutions des missions du service. Une capacité à acquérir des compétences informatiques nouvelles est attendue.

Connaissances

• Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur
• Connaissance d'ADE et des outils bureautiques

Compétences opérationnelles

• Maitriser les applications et outils informatiques
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Respecter et faire respecter les procédures aux interlocuteurs internes et externes
• Être rigoureux dans le traitement des dossiers
• Être force de proposition pour l'amélioration du fonctionnement du service
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en collaboration.

Compétences comportementales

• Rigueur/fiabilité
• Grande réactivité
• Sens de l'organisation
• Travailler en équipe

• Baccalauréat exigé pour les agents contractuels
• Une expérience sur ADE d'au moins une année souhaitable
• Première expérience au sein d'un établissement d'enseignement supérieur appréciée