Admin Assistant II

il y a 1 jour

Paris, Île-de-France FM Temps plein

Location: Paris La Défense

Contract Type: 3-month fixed-term contract (CDD)

Start Date: February 2026

About the Role

Join a dynamic HR team managing operations across seven countries: France, Luxembourg, Switzerland, Spain, Italy, Portugal, and Turkey. We are looking for a proactive and detail-oriented HR Assistant with fluent English to support our HR activities and contribute to the success of our international team.

  • Recruitment Support: Coordinate interviews for HR Specialists and managers; manage job postings and applications via ICIMS; update candidate records in ICIMS and Workday.
  • Administrative & Financial Tracking: Record and monitor service invoicing.
  • Health & Safety: Organize and track medical check-ups.
  • Executive Assistance: Provide administrative support to the HR Director, including mail merges, preparing presentations, managing calendars, organizing meetings, team leave, and travel arrangements.
  • Backup Duties: Act as backup for the Senior HR Administrative Assistant during absences (Workday updates, contract preparation, occupational health appointments).
  • Professional Reviews: Track and follow up on professional interview processes.
  • Business Continuity: Participate in the business continuity support team.
  • Document Management: Organize electronic and paper filing; scan contracts and other documents.

  • Employee Services: Manage housing assistance requests (1% logement), service awards, and departmental communications via Globalport and email.

  • Experience: Minimum 2–3 years in HR roles.

  • Education: Bachelor's degree or equivalent (preferably in HR).
  • Languages: Fluent English (reading, writing, speaking).
  • Technical Skills: Strong proficiency in Microsoft Office Suite.
  • Soft Skills: Excellent organizational skills, attention to detail, strong written and verbal communication, service-oriented mindset, adaptability, confidentiality, and team spirit.

  • ux/ui designer

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France STATION F Temps plein

    À proposBuddy, c'est la startup qui simplifie la vie administrative et pratique des 18-35 ans.Près d'un tiers des Français (dont toi ?) ont une phobie administrative… car l'administratif, c'est chronophage, stressant, et souvent coûteux.C'est ce qu'on souhaite changer, grâce à :une application mobile : un assistant admin personnalisé qui rappelle...

  • Executive Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Meta Temps plein

    Meta is seeking an experienced Executive Administrative Partner to support up to 3 directors in the Meta leadership team. The person in this role will need to be a problem-solver and an organizational force given complex calendaring and heavy travel planning. Additionally, you will be resourceful in building relationships across the larger Meta ecosystem....

  • Assistante éducative au primaire

    il y a 7 jours

    Paris, Île-de-France Saint-Jean de Passy Temps plein

    À propos de nousL'établissement Saint-Jean de Passy est fondé en 1839 par les Frères des Écoles Chrétiennes. Il s'appelle alors le Pensionnat de Passy et deviendra Saint-Jean de Passy en 1933. C'est à travers une histoire longue de 180 ans que nous retrouvons le fondement d'une Ecole qui recherche l'excellence dans la formation de ses élèves : une...

  • administratrice/administrateur virtualisation et stockage

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France Ministère des Affaires étrangères français Temps plein

    synthétique du posteLa direction du numérique (DNUM) du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (MEAE) dispose de 2 datacenters, à Paris et à Nantes, constitués d'hyperviseurs VMware et de baies de stockage hautes performances Hitachi. Au sein de la mission de l'Infrastructure, de l'Exploitation et de la Sécurité, bureau de...

  • growth marketing manager

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France STATION F Temps plein

    À proposBuddy, c'est la startup qui simplifie la vie administrative et pratique des 18-35 ans.Près d'un tiers des Français (dont toi ?) ont une phobie administrative… car l'administratif, c'est chronophage, stressant, et souvent coûteux.C'est ce qu'on souhaite changer, grâce à :une application mobile : un assistant admin personnalisé qui rappelle...

  • HR Admin Assistant

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Flatpay Temps plein

    À propos du posteAssurer l'exécution fiable et fluide de toute l'administration RH, du premier au dernier jour des collaborateurs.Le rôle s'inscrit dans un environnement en hypercroissance, avec environ 50 onboardings par mois, des changements rapides et des process qui évoluent régulièrement.Le poste convient particulièrement à quelqu'un qui...

  • Executive Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Meta Temps plein

    Meta is seeking an experienced Executive Administrative Partner to support up to 3 directors in the Meta leadership team. The person in this role will need to be a problem-solver and an organizational force given complex calendaring and heavy travel planning. Additionally, you will be resourceful in building relationships across the larger Meta ecosystem....

  • social media manager

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France STATION F Temps plein

    À proposBuddy, c'est la startup qui simplifie la vie administrative et pratique des 18-35 ans.Près d'un tiers des Français (dont toi ?) ont une phobie administrative… car l'administratif, c'est chronophage, stressant, et souvent coûteux.C'est ce qu'on souhaite changer, grâce à :une application mobile : un assistant admin personnalisé qui rappelle...

  • Assistant ou assistante pour la sous-direction F/H

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France Groupe La Poste Temps plein

    Informations générales Branche / Entité Entité d'affectation : SECTEUR PUBLIC Référence Date limite de candidature /02/2026 Personne à contacter Christèle PARHUITTEvia TEAMS Intitulé du posteAssistant ou assistante pour la sous-direction F/H Nombre de postes à pourvoir1 Filière / MétierSECTEUR PUBLIC - DETACHEMENT FONCTION...

  • bras-droit ceo

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France STATION F Temps plein

    À proposBuddy, c'est la startup qui simplifie la vie administrative et pratique des 18-35 ans.Près d'un tiers des Français (dont toi ?) ont une phobie administrative… car l'administratif, c'est chronophage, stressant, et souvent coûteux.C'est ce qu'on souhaite changer, grâce à :une application mobile : un assistant admin personnalisé qui rappelle...