Chargé de gestion des instances et appui administratif

Il y a 24 minutes

Strasbourg, Grand Est, France Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Temps plein
À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

Mission

MISSIONS

Assurer la gestion administrative, organisationnelle et logistique des instances de gouvernance et des organes consultatifs de l'établissement, ainsi que le suivi des délégations, des dossiers de garde et des tâches transversales liées au fonctionnement de la Direction Générale.

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

1. Gestion des Instances (CSE, F3SCT, CSMIRT, CME, Conseil de Surveillance, Directoire)

  • Composition et suivi des membres :

  • Nominations, désignations, renouvellements.

  • Mise à jour des listes (émargement, étiquettes, mailing listes).
  • Demande d'arrêtés ARS pour le Conseil de Surveillance.
  • Rédaction des décisions de nomination (CSE, F3SCT).
  • Mise à jour du site IntraHUS dédié aux instances.
  • Courriers et documents divers :
  • Badges d'accès, attestations de présence, règlements intérieurs…

  • Calendrier des instances :

  • Élaboration du calendrier prévisionnel annuel.

  • Diffusion aux membres et mise à jour en cours d'exercice.
  • Réservation des salles.

  • Préparation des ordres du jour :

  • Collecte des points auprès des directions.

  • Préparation et validation en CODIR.
  • Diffusion et mise en ligne sur IntraHUS.

  • Gestion des rapports et documents :

  • Mise en forme, reprographie, diffusion par mail et archivage.

  • Mise en ligne des documents sur IntraHUS.

  • Réunions préparatoires et séances :

  • Préparation des dossiers pour chaque participant.

  • Participation aux réunions préparatoires et séances ordinaires/extraordinaires.
  • Prise de notes, gestion des enregistrements, organisation logistique.

  • Liquidation des séances :

  • Gestion des bandes son, archivage, lien avec sténotypiste.

  • Suivi des procès-verbaux (devis, envoi, validation, diffusion, mise en ligne).
  • Rédaction des extraits et compte-rendu.
  • Archivage papier et dématérialisé.
2. Gestion RH via GESTOR
  • Création et mise à jour des dossiers agents.
  • Saisie des congés, RTT, heures supplémentaires.
  • Suivi des CET.
3. Dossier de garde
  • Établissement et mise à jour du planning semestriel.
  • Suivi du dossier de garde
  • Mise à jour bihebdomadaire de la mallette de garde.
  • Diffusion des rapports et informations aux directeurs de garde.
4. Délégations de signature
  • Préparation des documents liés à la prise de fonction.
  • Transmission à la Préfecture et publication.
  • Mise en ligne et diffusion aux partenaires (ARS, CNG, Trésorerie).
5. Support administratif
  • Rédaction et traitement de dossiers à la demande de la Direction Générale.
  • Réservations de salles et suivi des prestations.
  • Support au fonctionnement du secrétariat général.
Profil
  • Organisation et rigueur : gestion simultanée de plusieurs instances et échéances.
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Qualités rédactionnelles : courriers, procès-verbaux, extraits.
  • Discrétion et confidentialité.
  • Capacité à travailler en transversalité

  • Chargé de gestion des instances et appui administratif

    Il y a 21 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg Temps plein

    Vue d'ensembleÀ propos de nousLes Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750...

  • chargé - chargée d'appui arbres

    Il y a 5 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    La Direction Espaces publics et naturels compte 657 agent·es dont les missions sont d'assurer la conduite des projets stratégiques et d'infrastructures, la gestion stratégique, opérationnelle et patrimoniale, ainsi que l'entretien courant et l'exploitation des voies publiques, ouvrages d'art, espaces naturels,...Sous l'autorité du/de la responsable du...

  • Chargé.e de gestion administrative

    il y a 6 jours

    Strasbourg, Grand Est, France Choisir le Service Public Temps plein

    Informations générales Organisme de rattachement Université de Strasbourg   Référence Date de début de diffusion /01/2026 Date de parution /01/2026 Date de fin de diffusion /02/2026 Localisation STRASBOURG Intitulé long de l'offre Chargé.e de gestion administrative - CDD 1 an Date limite de candidature23/02/2026 EmployeurAffectation :...

  • Assistant de gestion H/F à temps partiel

    Il y a 21 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France Centre Socio-Culturel de Neudorf Temps plein

    Assistant /Assistante de gestionMISSIONSAppui technique, administratif et décisionnel à la direction du CentreACTIVITÉSAssurer un suivi des statistiques et de l'activitéParticiper à la rédaction et à la mise en forme des bilans de l'activitéTraiter les dossiers et saisir des documents (prendre des notes, mettre en forme tous type de courriers,...

  • Chargé(e) de gestion locative

    Il y a 24 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France ADOMA Temps plein

    Acteur majeur de la solidarité, Adoma, filiale du Groupe CDC Habitat, loge et héberge plus de clients sur l'ensemble du territoire. L'intérêt général est au centre de nos préoccupations, ainsi que celui de nos 3000 collaborateurs.Rejoindre Adoma, c'est intégrer une entreprise reconnue pour ses valeurs, engagée dans l'accompagnement de nos publics....

  • Chargé(e) de gestion locative

    Il y a 22 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France ADOMA Temps plein

    Acteur majeur de la solidarité, Adoma, filiale du Groupe CDC Habitat, loge et héberge plus de clients sur l'ensemble du territoire. L'intérêt général est au centre de nos préoccupations, ainsi que celui de nos 3000 collaborateurs.Rejoindre Adoma, c'est intégrer une entreprise reconnue pour ses valeurs, engagée dans l'accompagnement de nos publics....

  • saisonnier·ères - agent administratif - agente administrative

    Il y a 16 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    La Direction des Sports compte 320 agent·es dont les missions sont de contribuer au développement des politiques sportives sur la Ville et l'Eurométropole de Strasbourg à travers la mise en œuvre de la charte des sports, le soutien aux associations sportives et la mise en œuvre du plan de rénovation des piscines de l'Eurométropole.Le service...

  • Assistant administratif H/F

    Il y a 9 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France FONDATION VINCENT DE PAUL Temps plein

    À propos de nousÉtablissement – EHPAD Saint Josephest la pour offrir aux résidents un lieu de vie agréable et convivial, où l'épanouissement individuel prime au sein du collectif, et où chacun reste acteur de sa vie.La Fondation Vincent de Paul exerce quatre missions en Alsace et en Lorraine dans des établissements agréés ou autorisés par les...

  • Assistant administratif et commercial H/F

    Il y a 21 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France Centre équestre des deux rives Temps plein

    Le centre équestre des Deux Rives recherche une assistante administrative pour accompagner le développement et le fonctionnement quotidien de la structure.Véritable soutien de l'équipe, l'assistante administrative interviendra sur des missions variées, au cœur de la vie du club, mêlant administratif, communication, gestion événementielle et...

  • CDI - Assistant de direction H/F - Gestion administrative & support opérationnel

    Il y a 10 minutes

    Strasbourg, Grand Est, France Drivecase Temps plein

    Y Mayor est une holding regroupant plusieurs sociétés aux activités complémentaires. Le poste s'inscrit dans une logique de support transverse, avec une vision globale des enjeux du groupe et un rôle clé dans la structuration administrative, RH et opérationnelle.Vous serez un véritable support de proximité auprès du dirigeant, en lien avec les...