Chargé(e) d'accueil

Sous l'égide du Conservatoire National des Arts et Métiers, le Cnam Occitanie s'adresse à tous les salariés, travailleurs indépendants, créateurs d'entreprise, demandeurs d'emploi, personnes en retour à l'emploi, souhaitant monter en compétences pour être plus à l'aise dans leur quotidien professionnel, évoluer dans leur poste ou pour se reconvertir. Parallèlement, le Cnam Occitanie développe en propre ou en partenariat des formations en alternance s'adressant aux jeunes souhaitant se former par cette voie. Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'accueil motivé(e) pour intégrer notre équipe et participer activement à l'accueil des usagers et à la gestion administrative de nos services. Vous serez rattaché(e) à la Responsable Territoriale Hérault et collaborez avec l'ensemble des services. Les missions principales du service sont d'assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique du Site, de renseigner sur les formations proposées et d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur. Vos

missions:
Accueil o Assurer l'accueil physique et téléphonique via le standard régional, o Accueillir, orienter et renseigner les usagers sur les formations proposées, o Gérer les demandes via l'outil ZAMMAD : redistribuer les messages et assurer un premier niveau d'information, o Mettre à jour l'affichage et les informations à disposition du public, o Gérer l'ouverture et la fermeture du site, en s'assurant de la sécurité et de la préparation des locaux, o Contrôler les retards des auditeurs. Conseil o Informer les auditeurs sur le choix des formations proposées et sur les dispositifs d'accès aux certifications et diplômes, o Accompagner les usagers dans leur inscription et leur recherche de financement.
- Support administratif et commercial o Appuyer ponctuellement le service commercial lors d'opérations spécifiques, o Assurer le suivi des stocks de fournitures et de documents pour les auditeurs, o Assurer le suivi des indicateurs liés à la certification QUALIOPI. Missions transverses o Contribuer à l'amélioration des processus internes et proposer des optimisations, o Faire remonter au N+1 toute information ou problème nécessitant un suivi ou une action spécifique.

Profil recherché
Compétences requises Savoirs : o Connaissance de l'environnement lié à la formation et à l'enseignement supérieur, o Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Pack Office, ZAMMAD, etc.), o Notions de base en gestion administrative et suivi de dossiers, o Sensibilisation aux règles de sécurité et sûreté des locaux. Savoir-faire : o Gestion simultanée de plusieurs demandes avec efficacité et calme, o Communication claire et adaptée à divers interlocuteurs, o Suivi rigoureux des tâches administratives et des processus. Savoir-être : o Sens du service et de l'accueil, patience et diplomatie, o Réactivité, rigueur et autonomie, o Esprit d'équipe, discrétion et respect de la confidentialité. Conditions du poste
- Type de contrat : CDD à temps plein (35h/semaine) de 1 an (Motif : Remplacement),
- Statut : Employé(e),
- Lieu : Montpellier (34),
- Date de début : Dès que possible. Vous vous reconnaissez dans ce poste ? Envoyez nous votre candidature (CV + lettre de motivation) par mail. Rejoignez le Cnam Occitanie et participez à la réussite des apprenants

Experience:
Débutant accepté

Compétences:
Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Formation continue d'adultes Liste des qualités professionnelles: Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie. Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.