Assistant du Directeur H/F

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationDirection du sitePrésentation du service Direction du site Sainte-Périne - Directeur référent du DMU médecine territoires gériatrie Composition de l'équipe: - 1 assistante de direction Vos missions Assiste le Directeur de l'hôpital dans la gestion des affaires générales et dans le bon fonctionnement des instances locales et autres groupes de travail - Gestion de l'agenda, organisation des réunions et des rendez-vous, - Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique - Traitement et suivi du courrier - Travaux de secrétariat - Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes rendus et suivi des demandes - Participation au comité de liaison de l'hôpital Sainte-Périne, rédaction du compte-rendu et suivi des décisions - Vérification des documents à la signature du Directeur - Traitement et transmission des notes de service, d'informations et autres documents - Réalisation de l'archivage - Gestion des plannings des salles de réunions et des réservations de véhicules - Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP - Élaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site - Appui pour l'organisation des cérémonies ou visites institutionnelles Missions spécifiques: - Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l'ordre du jour, mise à jour de l'arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux - Travail en collaboration étroite avecle secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales Profil recherché Formations et/ou qualifications requises : - Formation aux techniques de secrétariat (rédaction, classement, organisation) - BTS Assistant Manager ou équivalent Expérience requise : - Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée - Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales Connaissances particulières : - Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails - Application doodle pour l'organisation des réunions - SAP (commande) - Outils de visio/audio conférence : Teams Qualités professionnelles requises : - Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois) - Capacité d'adaptation - Anticipation et sens de l'initiative - Autonomie - Rigueur - Sens de l'accueil - Dynamisme et efficacité - Réactivité et disponibilité - Discrétion et respect de la confidentialité - Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage etc.) - Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office) Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Avantages liés au statut et à la fonction : - Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre) Aide à l'installation et au logement : - Aide à l'installationversée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires Avantages sociaux : - Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Place en crèche selon disponibilités - Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos - Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels+ diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses) - Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge - Accès à une offre de formation continue conséquente - Accès à l'espace détente Description de l'hôpitalSitué à Paris (16ème arrondissement), l'hôpital Sainte-Périne est spécialisé dans la prise en charge des poly pathologies liées au grand âge tout au long du parcours de soins (consultations, HDJ, équipe mobile externe, gériatrie aigüe, SMR, SLD), avec une unité cognitivo-comportementale et de psychiatrie de la personne âgée. Il dispose d'un service de soins palliatifs-soins de support, d'une unité de soins prolongés complexes, d'un plateau complet de rééducation et d'une équipe d'animation.Référence de l'offre2