Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative H/F

À propos
du poste Le GHR, organisation professionnelle représentant les acteurs de l'hôtellerie et de la restauration, recherche un(e) Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative pour contribuer au bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et accompagner ses équipes dans leurs besoins administratifs et logistiques. Vous occuperez un poste polyvalent, associant accueil, gestion administrative, suivi des données et organisation pratique des espaces de travail. Votre rôle sera essentiel pour assurer un accueil de qualité, faciliter le quotidien des collaborateurs et garantir une organisation fluide des activités. Vos missions Accueil et gestion des contacts
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs ;
* Identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers les bons services ;
* Prendre et transmettre les messages et assurer le suivi des demandes courantes. Gestion administrative et CRM
* Mettre à jour les fiches adhérents, prospects, partenaires et contacts ;
* Participer à la fiabilisation et au nettoyage de la base de données ;
* Contrôler les informations saisies, identifier les doublons et corriger les anomalies ;
* Assurer diverses tâches de saisie, de classement et d'archivage. Courrier et organisation des réunions
* Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis ;
* Préparer et expédier les envois ;
* Gérer les réservations des salles de réunion ;
* Préparer les espaces et les équipements nécessaires aux réunions et veiller à leur remise en ordre. Fournitures, matériel et vie des bureaux
* Suivre les stocks de fournitures et consommables et anticiper les besoins ;
* Passer les commandes de réapprovisionnement selon les procédures définies ;
* Réceptionner les livraisons, contrôler les commandes et organiser le rangement ;
* Veiller à la disponibilité et au bon état du matériel et des équipements de bureau ;
* Signaler les dysfonctionnements et assurer le suivi des demandes de maintenance ou de réparation ;
* Coordonner les interventions courantes des prestataires ;
* Participer à l'organisation logistique des réunions, événements internes et installations de postes de travail ;
* Contribuer au bon fonctionnement quotidien des espaces communs.

Profil recherché
* Vous disposez d'une formation administrative de niveau Bac à Bac+2 ou d'une expérience équivalente ;
* Vous avez idéalement une première expérience en accueil, assistanat administratif, gestion de bureau ou fonctions polyvalentes ;
* Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils numériques ;
* Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs tâches en parallèle ;
* Vous appréciez les missions variées et savez faire preuve d'initiative dans la gestion des besoins quotidiens ;
* Vous avez le sens du service, un bon relationnel et le goût du travail en équipe ;
* Vous êtes réactif(ve), fiable et discret(ète). Nous recherchons avant tout une personne polyvalente, dotée d'un bon sens pratique, qui apprécie autant le contact avec les interlocuteurs que l'organisation administrative et logistique. Rémunération : à partir de 2 100,00€ par mois Lieu du poste : En présentiel

Experience:
1 An(s)