Assistante de Direction

MétierRH - Autres métiersType de contratTitulaire ou CDDPrésentation du service Présentation de la Direction des ressources humaines du GHU Sous la responsabilité de la DRH du GHU APHP Centre Université Paris Cité, l'équipe se compose comme suit : - 1 DRH de Groupe en transversal, qui assure la définition, la coordination et la mise en oeuvre de la stratégie en matière de ressources humaines non médicales ; - 4 DRH adjoints ; - 3 Attachés d'administration hospitalière adjoints aux DRH de sites, - 1 Département en charge des Relations sociales, - 1 département Contrôle de gestion sociale (PM + PNM), - 1 Département Gestion carrière paie, - 1 Département Gestion du temps de travail, - 1 Département Gestion de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail, - 1 Département Formation continue et développement des compétences, - 1 Secteur Petite enfance regroupant l'ensemble des crèches du GHU Position dans la structure : - Liens hiérarchiques directs (N+1) : - Le Directeur des Ressources Humaines de l'hôpital européen Georges Pompidou - L'adjointe au DRH - Liens fonctionnels : - L'ensemble de l'équipe de la Direction des ressources humaines de l'hôpital européen Georges Pompidou - Le DRH du GHU APHP. Centre-Université Paris Cité - La Directrice de l'hôpital européen Georges Pompidou - Les cadres de la Direction des soins et des directions fonctionnelles - Les exécutifs de DMU - Les représentants du personnel Vos missions Missions permanentes : Missions accueil, gestion de l'agenda et documentaire, organisation de réunions : - Gestion des agendas du Directeur des ressources humaines et de son adjointe, - Accueil physique et téléphonique, - Planification et organisation logistique de réunions, - Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentations powerpoint), - Enregistrement du courrier (Départ / Arrivée et Suivi), - Répartition du courrier aux différents interlocuteurs de la DRH, - Gestion des déplacements du DRH et des cadres de la DRH (ordres de mission, réservation de billet train, etc), - Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l'intranet du GHU, - Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction (organigramme, annuaire, papier en tête). Missions en appui des différents secteurs de la DRH : - Publication des fiches de postes sur Talentsoft, - Gestion des préavis de grève en l'absence de la chargée des relations sociales (envoi des préavis et des tableaux de recensement des grévistes à l'encadrement), - Aide à la préparation des commissions de sélection, - Préparation des arrêtés de télétravail, - Rédaction et diffusion des avis de décès, - Aide à la gestion de la bulle : · Demande de devis · Gestion des demandes d'achat · Enregistrement et annulation des créneaux sur la plateforme · Gestion des factures · Réponses aux sollicitations des agents (proposer une autre activité, valider le choix des activités, faire des réclamations) · Mise à jour de la brochure d'information · Suivi budgétaire (fréquence semestrielle) · Aide à la réalisation du rapport d'activité (fréquence annuelle). Missions en lien avec le suivi du plan d'équipement et la gestion des achats - Coordination des commandes prévues dans le cadre du plan d'équipement annuel de la DRH : · Gestion et demandes d'achats auprès des services techniques et logistiques (fournitures de bureau, petit matériel, gerbes commémoratives, etc). Missions ponctuelles : - Intérim de l'assistante de direction de la Direction des soins (DSAP) pendant les périodes de congés (travail en binôme). Profil recherché Connaissances particulières requises : - Maitrise de logiciels : SAP, Gestime et pratique du pack office Outlook, Word, Excel, Power Point Qualités requises : - Rigueur et autonomie, - Qualités rédactionnelles et de synthèse, - Discrétion professionnelle, - Réactivité et capacité d'adaptation, - Capacité à travailler en équipe, et en transversal. La connaissance de l'AP-HP ou du moins du fonctionnement d'un établissement public de santé serait un plus. Secrétariat et gestion administrative. Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Avantages liés au statut et à la fonction Prime de service réservée aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre) Avantages sociaux Remboursement du passe Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux Place en crèche selon disponibilités Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas), de vacances à tarifs préférentiels& diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses) Supplément Familial de Traitement (SFT) pour les parents avec enfant(s) à charge Accès à une offre de formation continue conséquente Accès à l'espace détente La Bulle : séances de relaxation, yoga, pilates, shiatsu Aide à l'installation et au logement Prime d'installation sous conditions : 2185,37 € bruts Aide à l'installation : jusqu'à 1000 € nets versés par l'Agospap sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent Langues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel] Description de l'hôpitalSitué à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.Référence de l'offre2