Assistant Administratif et Chargé d'Accueil H/F

Description du poste
Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons une/un « Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d'Accueil »pour notre site d'Archamps (Haute-Savoie) Sa mission principale est d'organiser l'accueil des visiteurs, de les renseigner et d'établir des liens entre acteurs internes et externes. Elle/il anime et organise les activités d'accueil et d'information (accueil physique et téléphonique, communication, organisation de réunions et évènements, planning des salles, déplacements, gestion des fournitures, etc.). Elle/il peut être amené à participer à des missions spécifiques, notamment lors d'organisations d'évènements, ou en support à des activités ponctuelles. Accueil / Communication :
- Accueillir les personnes et identifier leur demande :
- Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l'interlocuteur, le service ou le lieu demandé
- Gérer le standard téléphonique :
- Prendre des appels, des messages
- Orienter et filtrer les appels téléphoniques
- Gérer l'attente en cas de saturation des postes
- Contrôler l'accès et la circulation des visiteurs (registre des visiteurs, affectation et suivi des badges)
- Actualiser les documentations publicitaires mises à disposition des visiteurs
- Gérer l'affichage des communications internes dans les différents bâtiments Secrétariat :
- Procéder à l'enregistrement, au tri et à l'affranchissement du courrier
- Remettre le courrier aux personnes concernées
- Gérer le fichier de suivi des courriers émis en LR/AR.
- Assurer le suivi et l'archivage de dossiers administratifs (commandes/BL, factures, ) Gestion/ Organisation :
- Gérer les déplacements du personnel / des visiteurs
- Commander et suivre les réservations des demandeurs internes ou externes (taxis, trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules de location ou de société, )
- Garantir le suivi, le réassort des : Fournitures bureautiques / Consommables photocopieuses / Boissons/ cafés
- Gérer les salles de réunions : approvisionnement boissons, matériel, propreté et rangement
- Commander les plateaux repas pour la Direction et les services demandeurs
- Organiser des événements internes, contribuant aux Valeurs, à la vie du site et l'engagement des collaborateurs Missions Spécifiques
- Soutien à l'assistante de Direction : organisation événements, archivage dossiers
- Soutien au service comptabilité : archivage de factures et documents divers
- Cantine : suivi des réservations, vente tickets au personnel, envoi les plannings de réservation, affichage menus, suivi présence, communication avec Elior
- Suivi de la communication dans les salles (actualiser les Kakemonos, l'affichage, coffrets)

Profil recherché
Formation initiale: Bac +2 (BTS, DUT) en assistanat administratif, tourisme ou gestion commerciale.

Expérience:
Expérience de 3 à 5 ans sur une fonction d'accueil de clients ou visiteurs, ou domaine administratif, commercial. Connaissances (savoirs):
- Outils informatiques (Office 365), fonctionnalités du standard téléphonique + machine à affranchir
- Techniques de communication et d'accueil
- Techniques administratives : rédaction, classement et archivage
- Travail dans un environnement à forte culture réglementaire/Qualité Compétences requises (savoir-faire)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes
- Discerner les informations confidentielles (interne/ externe)
- Travailler en équipe, en collaboration avec d'autres services
- Utiliser les outils bureautiques
- Anglais professionnel Qualités personnelles (savoir-être)
- Bonne présentation
- Goût du contact et aptitude à communiquer (oral/écrit)
- Proactivité, être force de proposition
- Organisation, rigueur, ponctualité, polyvalence, réactivité
- Sens aigu de la confidentialité, discrétion L'entreprise Vivacy, acteur de premier plan dans le domaine de l'esthétique médicale et de l'anti-âge a été fondée en 2007. Cette société française de renom s'est rapidement spécialisée dans la création, la production et la distribution de dispositifs médicaux de pointe à base d'acide hyaluronique. Entreprise dynamique de plus de 350 collaborateurs dans le monde, nous recherchons de nouveaux talents pour intégrer nos équipes qui sauront apporter une réelle valeur ajoutée.