Agent(e) d'accueil standard
Il y a 4 jours
Midi-Pyrénées, France
MINISTERE INTERIEUR
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Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : Le SGCD assure l’accueil physique et téléphonique sur 3 sites des administrations territoriales de l’État: Préfecture, Direction départementale des territoires (DDT) et Direction départementale du travail de l’emploi et des protections des populations (DDETSPP), sur Foix. Le poste est basé principalement à la DDETSPP, 9 rue du lieutenant Paul Delpech à Foix. Le bâtiment héberge plusieurs services mais l’accueil concerne exclusivement la DDETSPP. En tant que chargé(e) d’accueil, vous assurerez les missions suivantes: Missions principales:
* Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis pour la DDETSPP
* Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter vers le bon interlocuteur ou renvoyer vers une adresse mail.
* Assurer un renseignement de premier niveau
* Assurer la surveillance sécurité des accès du public
* Contrôler l’accès aux locaux et la remise de badges pour des visiteurs ponctuels ou entreprises
* Gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transfert vers le bon interlocuteur
* Gérer la boite institutionnelle de l'accueil
* Prendre des rendez-vous pour le public sur la plateforme Smart
* Agenda (Inspection du travail).
* Renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
* Gérer l’armoire à clefs Missions secondaires : appui logistique
* Gérer les consommables des photocopieurs du site de la DDETSPP
* Assurer la pré-commande et la remise des fournitures de bureau pour les services de la DDETSPP
* Distribuer les tickets restaurants
* Suivre l’état du parc des véhicules en lien avec le responsable des véhicules basé à la Préfecture
* Effectuer les relevés kilométriques mensuels des véhicules
* Distribuer le courrier dans les services
* Sortir les containers poubelles les jours de collectes Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
* Assurer l’intérim téléphonique et physique sur les autres accueils DDT, DDETSPP et Préfecture en cas d’absence
* Appui au service et participer à la continuité de service
* Assurer l’accueil pendant l’heure d’ouverture au public en fonction du règlement intérieur de la DDETSPP
- Ouverture du service: 8h30 à 12h00
- 14h00 à 16h30 Missions non télétravaillables. Poste à plein temps. Quotité de travail pouvant évoluer dans les prochains mois. Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise
- requis Technique d’accueil/ niveau maîtrise
- requis Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique
- requis Savoir-faire : Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise
- requis Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise
- requis Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise
- requis Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise
- requis Savoir
- être : Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise
- requis Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise
- requis Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise
- requis Savoir rendre compte/ niveau maîtrise
- requis Vos perspectives : Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD. Votre environnement professionnel Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles. Il comprend 3 services: le service des ressources humaines, le service budget, finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique. Composition et effectifs du service Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier: 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C
- Bureau budget-achat: 3 agents dont 1 B et 2 C
- Bureau logistique-immobilier : 13 agents dont 3 B et 10 C Liaisons hiérarchiques L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture. Liaisons fonctionnelles L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP. Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.
* Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis pour la DDETSPP
* Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter vers le bon interlocuteur ou renvoyer vers une adresse mail.
* Assurer un renseignement de premier niveau
* Assurer la surveillance sécurité des accès du public
* Contrôler l’accès aux locaux et la remise de badges pour des visiteurs ponctuels ou entreprises
* Gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transfert vers le bon interlocuteur
* Gérer la boite institutionnelle de l'accueil
* Prendre des rendez-vous pour le public sur la plateforme Smart
* Agenda (Inspection du travail).
* Renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
* Gérer l’armoire à clefs Missions secondaires : appui logistique
* Gérer les consommables des photocopieurs du site de la DDETSPP
* Assurer la pré-commande et la remise des fournitures de bureau pour les services de la DDETSPP
* Distribuer les tickets restaurants
* Suivre l’état du parc des véhicules en lien avec le responsable des véhicules basé à la Préfecture
* Effectuer les relevés kilométriques mensuels des véhicules
* Distribuer le courrier dans les services
* Sortir les containers poubelles les jours de collectes Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
* Assurer l’intérim téléphonique et physique sur les autres accueils DDT, DDETSPP et Préfecture en cas d’absence
* Appui au service et participer à la continuité de service
* Assurer l’accueil pendant l’heure d’ouverture au public en fonction du règlement intérieur de la DDETSPP
- Ouverture du service: 8h30 à 12h00
- 14h00 à 16h30 Missions non télétravaillables. Poste à plein temps. Quotité de travail pouvant évoluer dans les prochains mois. Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise
- requis Technique d’accueil/ niveau maîtrise
- requis Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique
- requis Savoir-faire : Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise
- requis Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise
- requis Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise
- requis Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise
- requis Savoir
- être : Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise
- requis Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise
- requis Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise
- requis Savoir rendre compte/ niveau maîtrise
- requis Vos perspectives : Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD. Votre environnement professionnel Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles. Il comprend 3 services: le service des ressources humaines, le service budget, finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique. Composition et effectifs du service Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier: 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C
- Bureau budget-achat: 3 agents dont 1 B et 2 C
- Bureau logistique-immobilier : 13 agents dont 3 B et 10 C Liaisons hiérarchiques L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture. Liaisons fonctionnelles L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP. Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.