Chargé(e) ADV

FINALITE DE L'EMPLOI Rattaché hiérarchiquement à la Responsable ADV LA BRIGADE DE BUYER (LBDB) et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ, le Chargé ADV / Assistant Commercial a pour principale mission d'assurer la gestion administrative des ventes du périmètre «PROHEQ France»
- de la prise de commande jusqu'à l'expédition et la facturation
- ainsi qu'un appui commercial actif à l'équipe de vente. Interlocuteur privilégié des clients, il assure également l'interface quotidienne, en français et en allemand, avec les équipes PROHEQ basées en Allemagne. De plus, il pourra être amené à réaliser ses tâches sur le périmètre LBDB. RELATIONS DE TRAVAIL Il reporte hiérarchiquement à la Responsable ADV LBDB et fonctionnellement au Customer Service Manager PROHEQ. RELATIONS INTERNES
- En support direct du Business Development Manager France PROHEQ pour la préparation des offres, le suivi des dossiers et la gestion des informations clients
- Les équipes commerciales terrain (Directeurs des Ventes, Commerciaux, Responsables de zones, Agents) pour le suivi des dossiers
- Les équipes PROHEQ basées en Allemagne (commerce, ADV, supply chain, marketing) pour assurer la coordination du business PROHEQ France
- Les services ordonnancement et achats/approvisionnements (délais de disponibilités des produits) et avec le planificateur (planification des commandes)
- Les services qualité (retours ou réclamations clients), expéditions (suivi des commandes), comptabilité (suivi des paiements) et marketing (nouveautés produits et PLV)
- Les chefs de produits (informations et choix produits), la production et les filiales internationales du groupe
- Le service informatique (gestion de l'ERP) RELATION EXTERNES
- Les clients pour les demandes commerciales courantes, les devis, les tarifs et les informations produits
- Les transporteurs (expédition des commandes)
- Les clients, distributeurs et filiales pour toutes les questions liées aux commandes
- Les transporteurs, transitaires et prestataires logistiques les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime) DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES NIVEAU 1 Renseigner l'ERP :
- Etablir des offres de prix aux clients sur la base des instructions des équipes commerciales
- Répondre aux demandes de disponibilité produits en phase d'avant-vente, en lien avec l'ordonnancement et la supply chain
- Saisir les commandes de vente client, veiller à leur conformité par rapport à ce qui a été défini avec l'équipe de vente et le client
- Le cas échéant, procéder à la correction auprès du client
- Confirmer les commandes aux clients
- Réaliser le suivi des commandes de ventes
- Renseigner le client si besoin sur le suivi de sa livraison
- Générer la facturation et la transmettre au client
- Établir les avoirs (retours, erreurs de facturation, gestes commerciaux) et les documents d'expédition
- Veiller au suivi du carnet de commandes dont il a la charge et de sa mise à jour Organiser les expéditions et l'export :
- Coordonner les expéditions nationales et internationales (route, aérien, maritime) avec les transporteurs et transitaires
- Calculer et coordonner les frais de transport et les besoins logistiques
- Préparer la documentation export, les certificats et les documents douaniers
- Veiller au respect des réglementations du commerce international (import / export) Suivre les encaissements :
- Suivre l'état des paiements clients et participer aux relances / au recouvrement en lien avec la comptabilité Gérer les litiges :
- Recevoir les réclamations des clients dont il s'occupe et les répertorier
- Informer les services supports concernés (qualité, production, expéditions, achats, marketing) des réclamations enregistrées S'assurer de leur prise en charge
- En assurer le suivi jusqu'au retour auprès du client Traiter les retours produits et suivre la mise en place des actions correctivesAssurer l'assistanat commercial :
- Assurer l'interface entre l'équipe commerciale France, les clients et les équipes PROHEQ Allemagne
- Préparer et mettre en forme les offres commerciales, devis, tableaux de suivi et présentations clients
- Assurer le suivi des actions commerciales, des devis, des relances clients
- Assurer un support administratif et commercial au développement de l'activité PROHEQ France
- Fournir les informations produits aux clients et les accompagner dans le choix des produits
- Coordonner l'envoi d'échantillons et les évaluations produits liées aux projets clients
- Gérer les échanges courants (mails, appels) en français, en anglais et en allemand avec les interlocuteurs internes et externes
- Traduire et adapter les documents commerciaux et supports entre le français et l'allemand
- Assurer la mise à jour des données clients et commerciale