Chef du bureau des missions au sein de l'unité de coordination et de synthèse

Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : Encadrement des deux adjoints administratifs du bureau des missions et reporting régulier aux chefs UCS. Création, traitement et suivi des dossiers des missions (FRONTEX, National, International) dans l’outil interministériel de traitements des déplacements temporaires CHORUS-DT. Négociation et réservation des titres de transport et des hébergements avec le prestataire de voyages Amplitudes. Contrôle et validation des dossiers traités au sein du bureau afin de répondre avec efficience aux sollicitations de l’agence FRONTEX en lien avec la sous-direction des frontières. Organisation logistique en temps réel des missions sensibles menées à la demande des chefs de service de la DNPAF. Rôle de référent CHORUS-DT à l’échelle centrale: accompagnement et conseil auprès des ASSIST / REFERENT / SG et GC. Application de la politique voyage du ministère de l’intérieur et des outre-mer. Missions d’ AEL (Autorité d’Enregistrement Local) :
- Assurer le rôle d’interface pour la gestion des cartes agents au sein de la DNPAF, également des badges provisoires;
- Gérer les demandes d’enquête auprès du SDLP (logiciel DEMABADGE);
- Commander les cartes agents.
- Faire le lien avec le SDLP afin de récupérer et restituer les cartes aux agents. Votre environnement professionnel : Activités du service : Le bureau des missions est composé de trois fonctionnaires administratifs. Les deux assistants administratifs sont placés sous l’autorité d’un chef de bureau. Le bureau des missions assure, au plan national, l’organisation logistique des déplacements par voie terrestre, aérienne, ferroviaire, maritime ou terrestre des personnels dépendants de la direction centrale de la police aux frontières, des services extérieurs et province comprise. Il établit les dossiers Frontex et prend en charge les réservations (transport et hébergements relatives à ces missions). Il constitue et assure le suivi des dossiers de remboursement. Il solutionne, dans les plus brefs délais, les problèmes logistiques rencontrés relatifs au transport et à l’hébergement. Il négocie et réserve les titres de transport et d’hébergement avec la société Amplitudes depuis le 20/07/2022. Le bureau des missions finalise le déploiement de l’outil interministériel de traitements des déplacements temporaires CHORUS-DT au niveau des services centraux de la DNPAF. Composition et effectifs du service : 3 agents (1 SA + 2 adjoints administratifs) Liaisons hiérarchiques : Cheffe de l’Unité de Coordination et de Synthèse (UCS), la sous-directrice du soutien et du pilotage territorial et son adjoint. Liaisons fonctionnelles : Toutes les sous-directions de la DNPAF, la régie, le cabinet de la directrice nationale, l’agence européenne FRONTEX, les fonctionnaires missionnés, la prestataire de voyages Amplitudes et la DRHFS. Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel niveau pratique requis Avoir des compétences en informatique
- bureautique niveau pratique requis Savoir faire : Savoir s'organiser niveau maîtrise requis Avoir l'esprit de synthèse niveau initié requis Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis Savoir être : avoir le sens des relations humaines niveau pratique requis savoir accueillir savoir communiquer niveau pratique requis Savoir s’adapter Savoir s’exprimer oralement Niveau pratique – requis Vos perspectives : Les domaines d’activité de ce bureau doivent permettre d’évoluer vers les thématiques en relation avec le budget ou les relations internationales.