Chargé(e) administratif(ve) judiciaire

Finalité du poste Prendre en charge, pour le compte des chargés de recouvrement judiciaire, l'ensemble des tâches administratives et procédurales attachées au cycle de vie d'un dossier — de son ouverture à sa clôture — afin de leur permettre de se consacrer pleinement à leur cœur de métier : le recouvrement (stratégie d'exécution, relation avec le débiteur, négociation, encaissement et relation client). Le chargé administratif judiciaire est garant de la fiabilité des ouvertures de dossiers, de la qualité et du respect des délais du traitement procédural, ainsi que de la rigueur des clôtures et des retours clients, dans une logique de performance, de conformité juridique et de satisfaction client. Environnement et périmètre
• Intervention en appui de l'ensemble des chargés de recouvrement judiciaire des pôles, selon une répartition des portefeuilles définie par le responsable de pôle.
• Périmètre couvrant tout le cycle de vie du dossier : ouverture, phase procédurale (injonctions, appréhensions), clôture et restitution au client.
• Travail dans les outils métiers de l'étude, les portails clients et les plateformes de dépôt auprès des juridictions. Missions principales 1. Ouverture et sécurisation des dossiers
• Réceptionner les nouvelles affaires transmises par les clients (flux, portails, courriels), en contrôler l'exhaustivité et les enregistrer dans les délais convenus.
• Créer les dossiers et les fiches intervenants (débiteur, codébiteur, caution, créancier, tiers) dans les outils métiers, en évitant les doublons.
• Contrôler la présence, la validité et la force exécutoire du titre (formule exécutoire, signification, caractère définitif, prescription).
• Vérifier la conformité et la complétude des pièces transmises (contrat, historique de compte, décompte, mandat) et relancer le client en cas de pièce manquante.
• Réaliser les enquêtes d'enrichissement (adresse, employeur, environnement et solvabilité du débiteur) dans le respect du cadre légal et du RGPD.
• Effectuer l'analyse juridique préalable, qualifier le dossier (avec ou sans titre, voie procédurale envisageable) et proposer une orientation au chargé de recouvrement, qui valide la stratégie. 2. Gestion administrative et procédurale du portefeuille
• Rédiger et déposer les requêtes en injonction de payer ; suivre la réception des ordonnances, leur signification dans le délai de six mois et l'apposition de la formule exécutoire à l'expiration du délai d'opposition.
• Rédiger et déposer les requêtes aux fins d'injonction d'appréhender ou de délivrer (notamment véhicules et biens financés en crédit-bail) et en assurer le suivi.
• Préparer les actes à signifier et les transmettre aux équipes de signification ; réaliser les recherches et préparer les procès-verbaux de recherches infructueuses (article 659 du CPC), sous la responsabilité du commissaire de justice signataire.
• Tenir l'échéancier procédural du portefeuille (délais de signification, d'opposition, de recours, de péremption) et alerter le chargé de recouvrement en cas de risque.
• Traiter le courrier entrant (retours d'avis de réception, décisions et pièces des juridictions, retours terrain) et l'intégrer aux dossiers.
• Mettre à jour les dossiers dans les outils métiers (événements, actes, frais) et répondre aux demandes administratives des clients (états d'avancement, pièces, reportings). 3. Clôture et restitution des dossiers
• Analyser la situation en fin de procédure (dossier soldé, irrécouvrable, débiteur insolvable, retour à la demande du client).
• Éditer le décompte final (principal, intérêts, frais, imputations des versements) et en vérifier la cohérence comptable et juridique, en lien avec le service comptabilité.
• Rédiger un retour circonstancié au client : diligences accomplies, résultats obtenus, préconisations (poursuite, passage en perte, procédure alternative).
• Restituer au client l'ensemble des pièces, et notamment le titre exécutoire original, puis procéder à la clôture administrative et à l'archivage du dossier. 4. Qualité et amélioration continue
• Appliquer les procédures internes et les modèles d'actes et de courriers ; signaler les anomalies récurrentes (clients, outils, juridictions).
• Contribuer à la mise à jour des modèles (requêtes, courriers de retour client) et au reporting du pôle (volumes ouverts, délais de traitement, clôtures). Ce poste est à pourvoir dans la ville de Lille. Spécificités du poste
• Fonction support au service des chargés de recouvrement judiciaire, orientée traitement de volumes et respect des délais.
• Pas de mission de négociation avec les débiteurs ; contacts limités aux clients, juridictions et partenaires pour les besoins administratifs des dossiers.
• Soumis au secret professionnel et aux règles de protection des données personnelles.
• Profil :