Office Manager

My Elevent Sport est un tour-opérateur sportif spécialisé dans les tournois et séjours de football pour jeunes (U8-U15). Nous envoyons des clubs amateurs en tournois internationaux, nous coorganisons des tournois en France avec des clubs professionnels (PSG, Chelsea, Juventus, Bayer Leverkusen), et nous gérons la logistique de matchs amicaux internationaux pour des clubs pros. L'équipe est composée de 4 personnes. Nous sommes en phase de croissance et cherchons à structurer notre back-office pour passer à l'échelle. Vos missions Vous êtes le pont entre le client (club de football) et les fournisseurs (hôtels, organisateurs de tournois, transporteurs). Vous gérez les deux côtés en parallèle sur chaque dossier. Mission 1
- Facturation et encaissements Personne ne fait ce travail aujourd'hui. C'est le coeur du poste.
- Créer et envoyer les factures d'acompte et de solde aux clubs clients
- Suivre les encaissements : vérifier que l'argent arrive sur le compte
- Relancer les clubs en retard de paiement (WhatsApp, email, téléphone)
- Gérer les échéanciers de paiement (jusqu'à 3 temps : acompte, mi-parcours, solde)
- Alerter le CEO si un club n'a pas payé avant la deadline Mission 2
- Réservation des hébergements Vous êtes l'interlocuteur unique de MES auprès des hôtels sur tous les dossiers.
- Rechercher l'hébergement le plus adapté à proximité du tournoi ou du lieu de séjour
- Négocier les tarifs groupe sport
- Réserver les chambres, confirmer, demander les conditions d'annulation
- Préparer et envoyer les rooming lists (qui dort dans quelle chambre)
- Vérifier et payer les factures hôtelières Mission 3
- Collecte de documents et suivi des dossiers
- Collecter les listes de joueurs auprès des clubs (noms, prénoms, dates de naissance)
- Vérifier la complétude : bon nombre de joueurs, bonne catégorie d'âge
- Préparer les ETA/visas quand le séjour est à l'étranger (ex : UK)
- Collecter les passeports et autorisations nécessaires
- Relancer les clubs qui n'envoient pas les documents dans les délais Mission 4
- Relation fournisseurs Vous gérez la relation opérationnelle avec les fournisseurs clés de MES.
- PT Sports (partenaire allemand, 60 équipes/saison) : vérifier la disponibilité, réserver les chambres, envoyer les rooming lists, payer, vérifier les factures
- Hôtels : réservation, confirmation, paiement, vérification factures
- Organisateurs de tournois : paiement des inscriptions
- Vous êtes présente sur le groupe WhatsApp avec le partenaire PT Sports Mission 5
- Préparation des feuilles de route et listings
- Préparer les feuilles de route complètes pour les séjours (planning minute par minute)
- Préparer les listings officiels de joueurs pour les clubs adverses ou les organisateurs
- Diffuser les informations pratiques aux clubs via les groupes WhatsApp Mission 6
- Suivi CRM et clôture financière
- Maintenir le CRM Airtable à jour : statut de chaque club, paiements, documents manquants, prochaine action avec date
- Vérifier les factures fournisseurs après chaque tournoi ou séjour
- Calculer la marge réelle sur chaque dossier (facturation client coûts fournisseurs)
- Transmettre les justificatifs dans l'outil comptable (Dougs)
- Clôturer chaque dossier proprement dans le CRM Mission 7
- Tableaux de suivi et alertes Vous maintenez une vision claire de l'activité pour le CEO.
- Tenir à jour un tableau de suivi des dossiers en cours (statut, paiement, documents, prochaine échéance)
- Suivre le pipeline commercial dans Airtable : dossiers en attente, signés, en cours, clôturés
- Suivre la trésorerie opérationnelle : ce qui a été encaissé, ce qui reste à payer aux fournisseurs, ce qui est en retard
- Point hebdomadaire avec le CEO : état des dossiers, paiements en retard, alertes Principe clé : alerter AVANT que le problème n'explose. Un club qui n'a pas payé à J-20, une liste joueurs manquante à J-10, une chambre non confirmée à J-7
- c'est vous qui déclenchez l'alerte, pas le CEO qui découvre le problème le jour J.

Profil recherché
Compétences indispensables
- Facturation : savoir créer un devis, une facture, suivre les acomptes et soldes
- Relance de paiement : expérience avérée de relances clients structurées
- Suivi de dossiers multi-interlocuteurs : capacité à gérer 15-30 dossiers simultanés avec des délais différents
- Excel maîtrisé : tableaux croisés, formules, suivi budgétaire
- Rigueur administrative : complétude des documents, zéro oubli
- Communication professionnelle : emails fournisseurs et clients, relances téléphoniques Compétences importantes
- CRM : Airtable ou équivalent (HubSpot, Salesforce, Pipedrive)
- Gestion de la relation fournisseurs : réservations, confirmations, vérification de factures
- Connaissance basique des mécanismes de trésorerie (entrées/sorties, décalage)
- Capacité à produire des tableaux de suivi clairs et exploitables Compétences bonus
- Expérience en tourisme, hôtellerie, to