Assistant administratif

Dans le cadre de son développement, une entreprise spécialisée dans le secteur du bâtiment à Monaco recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et de direction bilingue français-italien (H/F). Véritable relais administratif de la direction, vous assurez en toute autonomie la gestion quotidienne des bureaux ainsi que le suivi administratif, comptable et documentaire de l'entreprise et de ses chantiers. Vous évoluez dans un environnement polyvalent, en lien avec la direction, les fournisseurs, les sous-traitants et les différents organismes monégasques. Vos missions principales :
- Gestion administrative et suivi des chantiers
- Gestion des appels téléphoniques, des courriels et du courrier.
- Constitution, mise à jour et suivi des dossiers de chantiers en cours, à venir et à clôturer.
- Gestion des demandes de badges d'accès aux chantiers et des cartes du bâtiment auprès de la CCPB.
- Préparation des appels d'offres et participation à la rédaction des mémoires techniques, en lien avec le bureau d'études.
- Suivi des documents administratifs des fournisseurs et sous-traitants. Petite comptabilité et facturation
- Saisie et enregistrement des pièces comptables.
- Établissement, transmission et suivi des factures clients et fournisseurs.
- Préparation et suivi des situations de travaux.
- Préparation des règlements et suivi des paiements.
- Collecte et transmission des éléments comptables au cabinet comptable, notamment pour les déclarations de TVA et les dossiers des sous-traitants. Gestion des démarches administratives
- Suivi des formalités auprès du Service de l'Emploi et des services de l'Expansion économique.
- Préparation et suivi des déclarations d'accidents du travail.
- Accompagnement administratif des sous-traitants dans leurs démarches auprès des organismes concernés.
- Suivi des dossiers du personnel et des mutuelles de l'entreprise. Assistanat de direction
- Gestion de l'agenda et organisation des rendez-vous du dirigeant.
- Organisation des déplacements et réservations : hôtels, véhicules et restaurants.
- Suivi des réservations, des paiements et des justificatifs.
- Gestion de certaines démarches personnelles du dirigeant, notamment la prise de rendez-vous et le suivi de ses obligations administratives. Relations fournisseurs et sous-traitants
- Échanges réguliers en français et en italien avec les fournisseurs et sous-traitants.
- Suivi des demandes de documents, des factures et des dossiers en cours.
- Coordination administrative des échanges avec les différents interlocuteurs. Ce poste requiert une grande polyvalence, une excellente organisation et une réelle capacité à gérer les priorités en toute autonomie. Vous serez amené(e) à prendre en charge un périmètre administratif étendu, avec un lien direct avec la direction. Lieu : Monaco Horaires : Du lundi au jeudi : 8h30-12h30 et 13h30-17h30 Vendredi : 8h30-12h30 et 13h30-16h30 Rémunération : selon profil et expérience. Congés : 5 semaines de congés payés par an. Particularité du poste : fonction polyvalente en lien direct avec la direction, nécessitant autonomie, rigueur et sens des responsabilités. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le domaine de l'intérim et du recrutement à Monaco ; notre agence est spécialisée dans des secteurs variés tels que le tertiaire, le bâtiment, l'industrie, et l'assainissement. Nous sommes à vos côtés pour répondre à vos ambitions professionnelles.