Assistant administratif

Ce poste clé au sein de la Direction de l'Administration Centrale est chargé du secrétariat des Moyens Généraux, du pôle courrier, des réservations de salles et des véhicules. Vous participez aux relations avec les prestataires extérieurs dans le cadre d'opérations de maintenance et travaillez en transversalité avec l'ensemble des services. Missions principales : Traitement du courrier entrant et sortant Gestion du planning des réservations des salles de réunion et des véhicules de service Suivi et gestion du parc automobile : prise de RDV pour la maintenance, l'entretien, révision, contrôle technique, restitution . Gestion du parc de clefs des salles des 4 sites Suivi financier et budgétaire du service des Moyens Généraux : enregistrement des factures, préparation des bons de commande, facturation des consommables et prestations de services aux différents partenaires Déclaration des sinistres à l'assurance (auto, dommage aux biens, RC) Suivi administratif des travaux et des vérifications techniques périodiques des bâtiments (planification, suivi des rapports, levées de réserve à organiser) Polyvalence et travail en équipe avec les autres services de la Direction : reprographie, comptabilité Rédaction de documents et de lettres Ponctuellement, la personne recrutée sera amenée à effectuer des missions auprès du service comptabilité. Pour réussir votre mission, les compétences requises sont : Autonomie, organisation et rigueur, BAC + 2 minimum en Gestion / Assistant de Direction Maîtrise des outils bureautiques notamment Excel Expérience préalable en gestion administrative ou secrétariat d'au moins 5 ans Connaissances de base en comptabilité indispensable Horaires du poste : 8H -12H / 13H30
- 17H 15.5 RTT / an

Experience:
5 An(s)

Compétences:
Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Planifier et organiser des réunions,Utiliser une messagerie sécurisée,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Classer des documents Permis: B
- Véhicule léger souhaité Qualification: Agent de maîtrise Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires Liste des qualités professionnelles: Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.