Assistant / Assistante de direction

Intitulé du poste : Assistante de direction

Missions:
En étroite collaboration avec la direction, assure des missions, des activités polyvalentes administratives et de gestion du personnel. Contribue, dans son champ de compétence et son périmètre d'intervention, à la mise en œuvre administrative du projet d'établissement et du pôle. Activités principales : Gestion et organisation administrative : o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ; o Assurer la gestion du courrier et des courriels ; o Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables selon les procédures internes et vérifier la conformité des livraisons ; o Préparer, organiser et suivre les différents temps/rituels professionnels et événements institutionnels ; o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ; o Gérer des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière dans son champ de compétence ; o Créer, organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives a la gestion administrative. Gestion administrative liée aux personnes accompagnées : o Assurer le suivi quotidien des présences ; o Suivi des dossiers d'admission : dossier social de l'usager et documents obligatoires à l'admission. Gestion du personnel o Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations ; o Réaliser un suivi administratif du personnel ; o Assurer la gestion des éléments mensuels de paie ; o Constituer des dossiers administratifs de recrutement des nouveaux salariés ; o Tenir le registre du personnel ; o Assurer la gestion du planning et du temps de travail des salariés (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés). Communication o Informe et communique au directeur/rice tout événement ou information porté à sa connaissance et utile et nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement o Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe ; o Rédiger et mettre en forme des documents divers (compte-rendus, courriers, mails, rapports, etc..), les reproduire et les diffuser ; o Gérer le classement et l'archivage ; o Récupérer, vérifier et transmettre des documents comptables au référent comptable. Savoirs/Connaissances spécifiques :
- Connaissance (appétence) du public accueilli
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
- Maitrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie ;
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale. Critères de qualité :
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire ;
- Sens relationnel et respect d'autrui ;
- Confidentialité ;
- Rigueur ;
- Capacité a prendre des initiatives ;
- Capacité a s'adapter aux changements, a faire face a des situations d'urgence ;
- Savoir gérer/prioriser son activité et respecter les échéances.

Experience:
3 An(s)

Compétences:
Planification des tâches et gestion des priorités Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Aide par le travail