Charge de Gestion des Factures Fournisseurs

Nous recherchons un(e) Chargé(e) des factures fournisseurs et assistant(e) administratif(ve) en CDD de 6 mois, afin d'accompagner la transition de notre processus d'achat. Un poste polyvalent, associant rigueur administrative, relations fournisseurs et coordination interne. VOS

MISSIONS:
1. Gestion et contrôle des factures fournisseurs Vous assurerez le traitement administratif des factures fournisseurs d'opérations immobilières, depuis leur réception jusqu'à leur transmission à la comptabilité. À ce titre, vous serez chargé(e) de :
- réceptionner et contrôler les factures fournisseurs, notamment les mentions obligatoires, les coordonnées de facturation et les pièces justificatives ;
- identifier les anomalies et solliciter les corrections nécessaires auprès des fournisseurs (factures rectificatives, avoirs, documents manquants) ;
- indexer et classer les factures et documents associés ;
- préparer les dossiers de validation et les transmettre aux responsables internes d'opérations concernés ;
- assurer le suivi des validations et transmettre les factures conformes au service comptable ;
- suivre les factures en attente et effectuer les relances nécessaires. Vous veillerez à la fiabilité, à la conformité et à la traçabilité du circuit de traitement des factures. 2. Relations fournisseurs et suivi des paiements Vous serez également un interlocuteur des fournisseurs pour les questions relatives au traitement de leurs factures et à l'avancement des règlements. Vos missions comprendront :
- répondre aux demandes des fournisseurs concernant l'état de traitement de leurs factures ;
- rechercher les informations nécessaires auprès des équipes internes ;
- assurer le suivi administratif des demandes de règlement ;
- préparer les bordereaux de paiement et réunir les justificatifs nécessaires, notamment pour les opérations immobilières en phase d'audit ;
- contribuer à la bonne circulation des informations entre les fournisseurs, les responsables d'opérations et le service financier. 3. Gestion administrative courante En complément de vos missions principales, vous participerez au bon fonctionnement administratif de l'entreprise :
- assurer l'accueil téléphonique, orienter les appels et prendre les messages ;
- gérer la boîte mail générale « contact », identifier les demandes et les transmettre aux services concernés ;
- réceptionner, trier et distribuer le courrier postal ;
- préparer les courriers sortants, notamment les envois recommandés et les documents sensibles ;
- contribuer au classement, à l'indexation et à l'archivage des documents. 4. Amélioration des procédures Vous participerez à l'amélioration continue de nos méthodes de travail, notamment pour :
- fiabiliser et fluidifier le circuit de traitement des factures ;
- améliorer le suivi des validations et des demandes fournisseurs ;
- renforcer la qualité du classement et de l'archivage des documents ;
- contribuer à la mise en place de procédures simples et efficaces. De formation Bac +2 en gestion administrative, comptabilité ou gestion des entreprises (BTS Gestion de la PME, BTS Comptabilité et Gestion ou équivalent), vous disposez d'une première expérience dans le domaine de l'immobilier dans une fonction administrative impliquant le traitement de factures fournisseurs (comptabilité chantier).

Compétences:
- bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook ;
- connaissance des principes de contrôle et de traitement des factures fournisseurs ;
- aisance dans l'utilisation de logiciels de gestion et d'outils documentaires ;
- bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles ;
- aptitude à organiser, suivre et fiabiliser des processus administratifs. Qualités personnelles :
- rigueur et attention aux détails ;
- sens de l'organisation et gestion des priorités ;
- autonomie et réactivité ;
- discrétion et respect de la confidentialité ;
- sens du service et aisance relationnelle ;
- esprit d'équipe. Nous recherchons avant tout une personne rigoureuse, méthodique, réactive et dotée d'un bon sens de l'organisation. Vous appréciez le travail en équipe et savez faire preuve d'autonomie dans la gestion de vos tâches quotidiennes. Une connaissance des spécificités du secteur immobilier (certificat de paiement, retenue de garantie, sous-traitance etc.) serait appréciée, sans être indispensable. Société DUCATEL (44)
- à 5 minutes à pied de Gare TGV de La Baule
- www.ducatel.org Spécialisée dans la sécurisation des opérations immobilières partout en France, la société DUCATEL intervient à toutes les étapes des projets : audit en amont, diagnostic et suivi en cours d'opération, reprise et achèvement d'opération en administration ad hoc en cas de défaillance de l'opérateur. Notre société est reconnue