Assistant de direction et chargé de coordination

Missions et activités permanentes Au sein d’une équipe de 11 personnes et sous l'autorité directe du directeur aux relations européennes et internationales, le titulaire du poste est chargé d’assurer le secrétariat du directeur, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la direction. 1) Secrétariat de direction
- gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda ;
- préparation des réunions et accueil des rendez-vous extérieurs, ainsi que des délégations étrangères ;
- mise à jour des tableaux, bases de données et collecte des éléments auprès de l’équipe ;
- organisation des déplacements (réservations, dossiers, remboursements). 2) Gestion budgétaire
- préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe ;
- engagements des dépenses en coordination avec la directrice adjointe. 3) Gestion RH et bureautique A ce titre, il ou elle assure le suivi de premier niveau en lien avec les correspondants RH en coordination avec le directeur et la directrice adjointe :
- suivi des recrutements ;
- suivi des situations individuelles ;
- accompagnement de l’équipe sur les questions de formation ;
- gestion des locaux, du matériel et des fournitures. 4) Gestion évènementielle A ce titre il ou elle assure un accompagnement du directeur et des chargés de mission pour la préparation des évènements et des manifestations organisées par la DREI ou auxquels celle-ci est associée afin de contribuer à leur bon déroulement. 3) Documentation et veille
- gestion de la documentation professionnelle ;
- organisation du classement papier et électronique. Environnement professionnel
· Descriptif de la direction/du département/du service : L’action internationale contribue aux objectifs de la Bibliothèque nationale de France en matière de coopération et de recherche, de diplomatie culturelle, de solidarité et de valorisation des savoir-faire de l’Etablissement. Elle participe à la réalisation des orientations fixées par le ministre de la Culture pour son action internationale et concourt à la politique culturelle extérieure de la France telle que définie par le Président de la République. Elle participe enfin des efforts de la communauté internationale tels que fixés en 2015 par les Nations unies avec les Objectifs de développement durable (ODD), l’Accord de Paris sur le climat et la Résolution du Conseil de sécurité sur la protection du patrimoine de mars 2017. Sur le plan patrimonial, le caractère multi-support et universel de ses collections tout comme l’excellence de ses personnels scientifiques en font un acteur de premier plan en matière d’histoire de l’imprimé, des manuscrits, de l’image fixe et animée, de la musique ou encore des monnaies et médailles. Son expertise technologique, la qualité de ses données ouvertes, son rôle précurseur dans des domaines tels que la diffusion numérique ou la conservation en font un partenaire privilégié, et souvent un initiateur, des grandes innovations dans le domaine des bibliothèques et de la conservation. Enfin, l’expertise de ses personnels dans le domaine de la préservation du patrimoine, de la production et la diffusion des métadonnées ou de l’ingénierie culturelle contribue largement au rayonnement de l’expertise culturelle française à l’étranger. L’action internationale est mise en œuvre par les différents services de l’Etablissement et mobilise l’ensemble de ses compétences, la direction en assurant la conception, le pilotage et l’évaluation. Elle s’articule selon plusieurs axes :
- encouragement et mise en œuvre de programmes de mobilité professionnelle et d’échange de d’expérience entre la BnF et les institutions patrimoniales ou muséales étrangères
- description, numérisation et valorisation des collections à l’étranger, et plus particulièrement des collections d’origine étrangère
- conception de programmes de solidarité, en particulier de sauvegarde du patrimoine documentaire dans les zones de conflit ou de post-conflit -accompagnement en expertise/conseil, formation et valorisation de l'expertise de l'Etablissement
- coordination et suivi de programmes de recherche et d’innovation La direction des relations européennes et internationales (DREI) est placée auprès de la présidence et de la direction générale. Elle est composée de 10 personnes, dirigée par le directeur aux relations européennes et internationales. La DREI exerce des missions d'expertise, d'appui et de conseil auprès du président et du directeur général. En relation étroite avec les autres directions, départements et services, la DREI élabore et coordonne la politique internationale de la BnF. Elle assure, en lien avec la présidence, la direction générale et les directions de la BnF la représentation de l’institution au plan international. Elle collecte auprès des directions les données relatives à leurs activités internationales, assure la synthèse et la diffusion de ces informations à l'intérieur et à l'