Hôte(sse) d'accueil, standardiste, gestionnaire administratif(ve)

Premier interlocuteur des usagers et de nos visiteurs, l’hôte.esse d'accueil, standardiste joue un rôle essentiel: accompagnement, orientation et information des visiteurs. Vous contribuerez à garantir un service public de qualité humain, accessible et sécurisé. Vos missions riches et variées vous placeront au cœur des activités du Secrétariat Général Commun Départemental. ACCUEIL(80%): 1) Accueil
- Assure l’accueil téléphonique au sein de la cité administrative: gérer un standard, informer, orienter les appels des usagers
- Assure l’accueil et l’information de tous les publics aux bâtiments J et H de la cité administrative
- Applique le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, information de l’agent recevant l’usager ou organisant la réunion, ouverture des portes d’accès…)
- Assure l’accueil des fournisseurs/transporteurs et gère les colis Arrivée / Départ
- Contribue à la continuité de l’information dans un cadre de gestion des crises
- Gère la réservation de salles de réunion via le logiciel GRR
- Contribue activement à l’amélioration continue de la qualité de service en appliquant les consignes et procédures qualité en vigueur au sein de l’ATE.
- Encourage les usagers à participer aux enquêtes de satisfaction afin d’évaluer et d’optimiser l’accueil. 2) Courrier
- Réceptionne, relève, classe, gère les courriers Arrivée / Départ pour l’ensemble des structures ( Préfecture, DDETSPP, DDT, SGCD, UDAP) -Traite les courriels à destination de la Préfecture et répond à l’expéditeur le cas échéant
- Gère le courrier réservé via Maarch
- Effectue la navette courrier Préfecture/cité ADMINISTRATIF (20%): Assiste le gestionnaire du parc automobile, le responsable de l’accueil pour les tâches administratives 1) Fournitures:
- Gère les flux de fournitures et des petits matériels de bureau inventoriés: contrôle des livraisons fournisseurs, stockage, inventaire et livraisons internes.
- Contribue à la gestion des copieurs: déchets, compteurs, réception et distribution des toners aux services avec suivi du flux 2) Parc automobile
- Assure la suppléance de la gestion du parc automobile/vélo sous l’autorité du gestionnaire
- Participe au suivi du parc, notamment en s’appuyant et en intervenant sur le logiciel de gestion de parc: Odrive Votre environnement professionnel: Composition et effectifs du service: Effectif global du SGC: 55 agents Effectif du PIL: 13 agents Liaisons hiérarchiques Directrice du SGCD et ses adjoints,Chef du pôle immobilier, logistique et son adjoint Responsable accueil commun et gestionnaire du parc automobile Liaisons fonctionnelles Agents des services, usagers, fournisseurs Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques : Avoir des compétences en informatique – bureautique/ niveau pratique
- requis Connaître l'environnement professionnel/ niveau pratique
- requis Savoir faire : Savoir s'organiser/ niveau maîtrise
- requis Savoir travailler en équipe
- niveau pratique
- requis Savoir être : Savoir s’adapter/ niveau pratique
- requis Savoir accueillir/ niveau maitrise
- requis Vos perspectives : Vous pourrez évoluer vers des postes de responsable d'accueil ou de secrétariat, ou encore vers des fonctions de gestion administrative. L'administration offre également des formations continues pour améliorer vos compétences et vous permettre d'accéder à des postes plus élevés ou pour passer des concours. Les perspectives professionnelles sont donc multiples et variées,offrant une grande flexibilité et des opportunités de progression au sein de l'administration. Groupe RIFSEEP : 1 Code RMFP : FPLOG002A / FPUSA002A Code REMI : ADM003A