Secrétaire d'accueil

Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre. Dans le cadre d'un départ en retraite, le poste est proposé en CDI à temps partiel, à raison de 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours. MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES 1) Fait de l'espace d'accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l'information et l'accompagnements des habitants, partenaires et bénévoles
- Dynamise l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social
- Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations
- Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants
- Met en place des supports et/ou des animations favorisant l'information et la participation des habitants
- Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d'accueil
- Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu 2) Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien
- Assure le secrétariat courant du centre : o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi) o gestion des courriels et transmission des informations en interne o suivi des plannings et réservations de salles
- Réalise des travaux bureautiques : o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers, o classement, archivage et rangement
- Gère les fournitures de bureau et produits consommables
- Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
- Apporte un soutien administratif à la direction 3) Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers adhérents et assure le suivi des outils administratifs.
- Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) : o gestion des adhésions o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.) o suivi des réservations et de la fréquentation
- Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
- Contrôle les présences et les paiements
- Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
- Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement
- Assure le suivi administratif des règlements des adhérents 4) Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.
- Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.
- Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
- Assure la gestion de l'affichage dans les locaux
- Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées 5) Participe à la vie et à l'animation du centre
- Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
- Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
- Prépare et participe aux animations et événements du centre Embauche dès que possible Entretien le vendredi 16 octobre après-midi

Experience:
12 Mois

Compétences:
Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Gérer l'accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Relayer de l'information,Connaissance appréciée du logiciel Inoé Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a. Liste des qualités professionnelles: Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie. Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés. Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.