Secrétaire de Programmation en Hdj Maladies Infectieuses et Tropicales à Mi-Temps 50% H/F

MétierEmployé
- Agent administratifType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSelon grille indiciaire et expérienceService d'affectationMALADIES INFECTIEUSES ET TROPICALESPrésentation du service Site concerné: Saint Antoine Serviceconcerné : Maladies Infectieuses et Tropicales Le Département Médico-Universitaire 3iD est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies Immunologiques, Infectieuses, Inflammatoires et Dermatologiques. L'offre de soins du DMU 3iD comporte 435 lits et places. 139 PM et 715 PNM contribuent à la prise en charge des malades. Les spécialités du DMU 3iD sont: Médecine Interne et Immunologie, Maladies Infectieuses et Tropicales, Rhumatologie, Dermato-Allergologie, centres d'évaluation et de traitement de la douleur ainsi que la consultation PASS et l'UNISS pour la prise en charge des patients sourds. SERVICE: MALADIES INFECTIEUSES ET TROPICALES PRESENTATION Le Service des Maladies Infectieuses et Tropicales de l'hôpital Saint-Antoine est composé de différents secteurs: 1. Hospitalisation conventionnelle (36 lits) avec une équipe mobile d'infectiologie, 2. Secteur Ambulatoire: HDJ / consultations : 3 places d'HDJ, une consultation de pathologies infectieuses (dont le VIH et les hépatites virales), un centre de vaccinations internationales, une consultation de conseils aux voyageurs et un CEGIDD (centre de dépistage avec accès à la PREP) 3. Recherche clinique : études de cohorte et essais cliniques thérapeutiques et vaccinaux dans les domaines de la bactériologie, du VIH, des hépatites virales Vos missions ACTIVITES ET COMPETENCES REQUISES MISSIONS GENERALES
- Organisation et programmation des hôpitaux de jour en lien avec l'aide-soignante de coordination des HDJ.
- Codage de l'activité MISSIONS PERMANENTES
- Vérification que l'ensemble des items des demandes d'examens soient complétés
- Programmation des rendez-vous pour l'hôpital de jour :
- Organiser les rendez-vous sur le logiciel ORBIS qu'ils soient sur site ou dans le GH (gynécologie, proctologie, diététique, etc)
- Faxer les demandes de certains examens (échographie, ophtalmologie, examens cardiologiques, etc)
- Editer le dernier CR de consultation médicale pour le médecin spécialiste
- Gestion téléphonique (patients, plateaux techniques, médecins)
- Accueil physique des patients, vérification des documents administratifs
- Gestion de l'envoi des courriers de convocations pour l'hôpital de jour (convocations, demande de pré-admission)
- Rappel des patients en amont du rendez-vous
- Création des pré-admissions / admissions en hôpital de jour
- Scannage des documents dans le dossier patient ORBIS ou pour le bureau des admissions
- Reprogrammation des rendez-vous si nécessaire
- Gestion de la boîte mail de coordination
- Remplacement de l'AS de coordination en cas d'absence ACTIVITES COMPLEMENTAIRES Participation à la démarche d'amélioration de la qualité des soins et déclaration des événements indésirables (osiris) Participation aux réunions de service Implication dans les projets du service, du DMU et de l'établissement COMPOSITION DE L'EQUIPE
- 2 cadres de santé, 4 AMA, 3 psychologues, 1 assistante sociale, 1 secrétaire sociale
- 23 IDE et 18 AS dont 1 secrétaire hospitalière sur le secteur hospitalisation
- 9 IDE et 5 AS sur le secteur ambulatoire LIAISONS LIAISONS HIERARCHIQUES 2 cadres de santé, 1 cadre administratif de DMU LIAISONS PROFESSIONNELLES
- Médecins et infirmiers/aides-soignants du secteur ambulatoire
- Cadres de santé

Profil recherché
QUALITES ET SAVOIR FAIRE REQUIS COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise des outils informatiques : ORBIS, DIAMM, GDM
- Maîtrise de la bureautique : internet, intranet de l'AP-HP, Word, Excel, Power Point, Outlook
- Bonne maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
- Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
- Organiser et prioriser les activités
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle SAVOIR-FAIRE REQUIS
- Connaissance de l'environnement hospitalier
- Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la réglementation de l'archivage QUALITES PROFESSIONNELLES
- Discrétion
- Sens des responsabilités
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de l'initiative
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Sens de la communication
- Disponibilité, assiduité, ponctualité CONNAISSANCES ASSOCIEES
- QUOTITE DE TRAVAIL 50% HORAIRES DE TRAVAIL HORAIRES : 9h-12h30, 50% de 35 heures hebdomadaires PRE-REQUIS Adjoint(e) administratif(ve), assistante(e) médico-administratif(ve) ayant une appétence pour des missions administratives et de l'expérience en milieu ho