Un-e Assistant-e de Gestion

Le poste est rattaché au pôle "S'insérer par l'Activité Economique" (0.50 ETP) et à la Direction Déléguée à la Transformation et au Moyens Généraux (0.50 ETP).

Missions:
Pour le chantier d'insertion et les Ateliers d'Adaptation à la vie Active
- Accueil physique et téléphonique des salariés en CDDI et des visiteurs.
- Participer aux réunions d'équipe au besoin (renouvèlement CDDI)
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité : apport des données chiffrées et mise en forme.
- Assurer l'actualisation des documents internes.
- Apporter une aide administrative (photocopies, recherche internet, etc.) aux sala riés en contrat aidé.
- Coordonner le classement et l'archivage.
- Participer à l'accueil des stagiaires. Pour le chantier d'insertion
- Rendre compte de l'activité avec les supports réglementaires (Plateforme inclusion, silesa, France travail, etc.)
- Gestion des clients : rédaction des contrats et leurs mises à jour
- Assurer la facturation des interventions (logiciel EBP et chorus).
- Assurer la relance créances.
- Gérer les candidatures sur la plateforme de l'inclusion et organiser les informations collectives en fonction
- Gérer « la suite » des informations collectives (refus, candidatures en attente, candidatures retenues) et mise à jour des supports (Chrono CV, BDD, plateforme de l'inclusion, ...).
- Assurer la gestion administrative des dossiers des CDDI et les RDV avant embauche
- Faire le lien entre les différentes plateforme (plateforme inclusion, silesa et ASP)
- Participer au suivi et à l'évolution des documents internes du service Pour les Ateliers d'Adaptation à la Vie Active
- Élaboration des courriers
- Tenue à jour du listing des bénévoles (Epicerie sociale)
- Assurer la facturation des prestations et les relances créances
- Préparer et distribuer les pécules Pour les Moyens Généraux
- Gestions des calendriers et des prises de rdv avec les prestataires/partenaires
- Gestion des devis, bons à payer, factures en lien avec le service comptabilité et la direction
- Gestion et suivi des demandes d'intervention
- Gestion et suivi des contrats d'entretien, de location
- Gestion et suivi des échéances
- Suivi et gestion de l'entretien du parc de véhicules
- Organisation des exercices d'évacuation incendie en lien avec les Pôles
- Elaboration des procédures et mise à jour
- Assurer le suivi des plannings d'intervention/travaux et communiquer auprès des personnes concernées
- Tenir à jour les inventaires du matériel et assurer les commandes en accord avec la direction
- Assurer la tenue des tableaux de bords et des outils d'inventaire
- Etablir des statistiques pour les différentes activités
- Réaliser des documents de présentation/communicationFormation de niveau 4
- Bac professionnel Gestion-Administration ou expérience équivalente. Compétences attendues:
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et des outils bureautiques.
- Aisance avec les logiciels métiers, plateformes numériques et outils de suivi.
- Capacités rédactionnelles et maîtrise de la communication professionnelle.
- Maîtrise du suivi administratif, de la facturation, des échéances et des tableaux de bord.
- Capacité à organiser, coordonner et suivre plusieurs activités et dossiers simultanément.
- Rigueur, méthode, organisation et sens des priorités.
- Autonomie, réactivité et capacité à rendre compte.
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et aptitude au travail en équipe et en transversalité.
- Discrétion, respect de la confidentialité et sens du service.
- Capacité d'adaptation et force de proposition.
- Une connaissance du secteur de l'insertion par l'activité économique et/ou du fonctionnement d'un établissement social et médico-social serait appréciée. CDI à temps plein Poste basé à Rennes, accessible en transports en commun Conditions selon la CCN 66

Experience:
1 An(s) Secteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents