Secrétaire polyvalente
Il y a 2 semaines
Carquefou, Pays de la Loire, France
Temps plein
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Prévention Routière Formation, organisme de formation recherche un(e) secrétaire pour sa région Pays de Loire.
Vos missions seront :
Organisation de stages
- Planification des sessions : recherche et réservation de salles, mobilisation des animateurs
- Gestion complète des inscriptions, à l'aide du logiciel interne : devis, conventions, inscriptions, convocations, facturation.
- Suivi des dossiers stagiaires : relances, complétude, conformité
- Préparation et clôture administrative des stages Relation avec les interlocuteurs (en présentiel, par téléphone et par e-mail)
- Interface avec les clients, partenaires, animateurs, institutions (tribunaux, préfectures le cas échéant, etc.)
- Réception, qualification et traitement des appels
- Accueil physique des stagiaires se présentant sur site (renseignements, enregistrement, paiement.)
- Information et orientation vers les bons interlocuteurs
- Transmission d'informations fiables et suivi des demandes Suivi comptable (niveau opérationnel)
- Enregistrement, encaissement (dépôt en banque) et suivi des règlements clients
- Relance des impayés et signalement des litiges
- Saisie et contrôle des factures fournisseurs
- Transmission mensuelle des éléments au service comptable Mission de renfort et de continuité de service
- Assure le remplacement ponctuel ou l'appui opérationnel auprès d'autres régions, dans le cadre des compétences et des missions du poste.
Experience:
2 An(s)
Compétences:
Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,sens du service,Aisance relationnelle Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Formation continue d'adultes Liste des qualités professionnelles: Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Planification des sessions : recherche et réservation de salles, mobilisation des animateurs
- Gestion complète des inscriptions, à l'aide du logiciel interne : devis, conventions, inscriptions, convocations, facturation.
- Suivi des dossiers stagiaires : relances, complétude, conformité
- Préparation et clôture administrative des stages Relation avec les interlocuteurs (en présentiel, par téléphone et par e-mail)
- Interface avec les clients, partenaires, animateurs, institutions (tribunaux, préfectures le cas échéant, etc.)
- Réception, qualification et traitement des appels
- Accueil physique des stagiaires se présentant sur site (renseignements, enregistrement, paiement.)
- Information et orientation vers les bons interlocuteurs
- Transmission d'informations fiables et suivi des demandes Suivi comptable (niveau opérationnel)
- Enregistrement, encaissement (dépôt en banque) et suivi des règlements clients
- Relance des impayés et signalement des litiges
- Saisie et contrôle des factures fournisseurs
- Transmission mensuelle des éléments au service comptable Mission de renfort et de continuité de service
- Assure le remplacement ponctuel ou l'appui opérationnel auprès d'autres régions, dans le cadre des compétences et des missions du poste.
Experience:
2 An(s)
Compétences:
Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,sens du service,Aisance relationnelle Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Formation continue d'adultes Liste des qualités professionnelles: Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.