DD 79 - Assistante / assistant de direction H/F

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction: Délégation départementale des Deux-Sèvres Pôle : DIRECTION Localisation géographique du poste: Niort L’ARS Nouvelle Aquitaine représente les ministères chargés de la santé et de l’autonomie. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires. Elle soutient des actions de prévention, organise l’offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Définition du poste: Dans un fonctionnement en binôme avec une autre assistante, assister l’équipe de direction et venir en appui des équipes dans l’organisation quotidienne du travail. Assurer l’interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et notamment en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information. Activités essentielles :
- Assurer en lien avec l’autre assistante de la délégation départementale, la gestion de la boîte mail de direction,
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels,
- Gérer la planification individuelle et collective : les agendas,
- Traiter le courrier dans ses différentes étapes : entrées et sorties, diffusion, suivi (utilisation de l’outil de gestion électronique de documents "Elise"),
- Être une personne-ressource sur l’activité et le fonctionnement du service en matière de logistique et moyens matériels (gestion du stock et des fournitures, tenue des chronos, mise à jour des classeurs),
- Evaluer, signaler et orienter les urgences,
- Apporter son appui pour l’organisation de la vie de la délégation départementale (programmation des réunions de service, des points «secteurs», comptes rendus…),
- Assurer le suivi de dossiers (instituts de formation, Conseils de surveillance, CDU, CODAMUPS-TS),
- Mettre en forme et rédiger des courriers et des rapports,
- Classer et archiver des documents de la délégation départementale, organiser le classement numérique,
- Mettre à jour des bases de données et des listings liés à l’activité des pôles de la délégation départementale,
- Diffuser des appels à projets/appels à candidature auprès des établissements et services,
- Rédiger des documents administratifs et les publier. Activités relatives à la Démocratie sanitaire : Participer à l’organisation des réunions de démocratie sanitaire et des réunions départementales (ESMS, CVSD, CAS…). (plus de détail dans la fiche de poste en pièce jointe) Si vous êtes fonctionnaire, recrutement possible selon les conditions suivantes : Catégorie : B Corps et grade : Secrétaire administratif-ve Groupe RIFSEEP : 2 NBI: Non Si vous êtes en CDI sous convention collectivede la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général : Catégorie: Employé-e Niveau: 4A à 5A (nouvelle classification) Si vous n’êtes pas concernés par l’un des statuts cités ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d’une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable. Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel. Poste d’encadrement: Non Fonction soumise à Déclaration Publique d’Intérêt: non