Chargé(e) du protocole

Groupe RIFSEEP : 3 Activités principales : Au sein du service de la représentation de l’Etat, placé au cabinet du préfet de la région d’Ile-de-France, préfet de Paris, et auprès du chef du bureau du protocole et des déplacements, vous êtes chargé(e), avec l’équipe du protocole :
- d’organiser les manifestations protocolaires et cérémonielles, à la préfecture et à la résidence préfectorale
- de préparer, en lien avec les services concernés, les déplacements préfectoraux aux cérémonies, manifestations extérieures (salons,…) et visites officielles auprès des partenaires de l’Etat (entreprises, associations,…) : visites de reconnaissance, invitations, production de déroulés, organisation logistique ;
- de participer à l’accompagnement des autorités lors des déplacements officiels et protocolaires, afin de veiller à leur bon déroulement ;
- de contribuer aux activités diverses de la section protocole : anticipation des évènements, production et gestion des invitations, accueils protocolaires, plans de table, rédaction de courriers ;
- de participer à la tenue et au développement des outils de suivi des activités de la section. Activités annexes : Dans le cadre de la polyvalence au sein du service, vous pourrez également être amené à contribuer aux missions du bureau des décorations, notamment à l’instruction et au suivi des demandes d’attribution des médailles d’honneur de manière ponctuelle. Votre environnement professionnel :
• Activités du service : Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements, en charge de l’organisation des évènements protocolaires sur le site du Ponant, à la résidence du préfet et à l’extérieur, des déplacements officiels du préfet et des autres membres du corps préfectoral, des visites ministérielles et des cérémonies officielles. Il assure le suivi du parc automobile de la préfecture et la conduite des autorités et membres du corps préfectoral ;
- le bureau des décorations et de l’intendance assure l’instruction et la préparation des dossiers de distinctions honorifiques et pour les médailles d’honneur et avis simples pour certaines décorations. Il assure les missions d’intendance (réceptions, repas et cocktails organisés à la préfecture…)
- le secrétariat mutualisé du cabinet.
• Composition et effectifs du service Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.
• Liaisons hiérarchiques Cheffe de cabinet / chef de service / adjoint au chef de service, chef de bureau
• Liaisons fonctionnelles Les autres services de la préfecture et services déconcentrés de l’État
- la présidence de la République
- les ministères
- les préfectures franciliennes
- la préfecture de police
- le Conseil régional d'Ile de France
- la Ville de Paris… Connaissances techniques Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir Avoir des compétences en informatique
- bureautique: niveau pratique requis Savoir-faire Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis Savoir s'organiser: niveau maîtrise requis Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis Savoir-être savoir s'adapter: niveau pratique requis savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis savoir accueillir: niveau expert à acquérir Vos perspectives: Evolution dans le domaine du protocole et des relations publiques, au sein de cabinets d’autres institutions Durée attendue sur le poste: 3 ans