Assistant du Président et du Directeur de Cabinet
Il y a 3 jours
Lannion, Bretagne, France
CA LANNION-TREGOR COMMUNAUTE
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Lannion-Trégor Communauté recrute un(e) assistant(e) du Président et du Directeur de Cabinet (H/F). Il/elle accompagnera le Président et le Directeur de Cabinet, en assurant un appui stratégique et opérationnel ; organisera, sécurisera et fluidifiera l'activité quotidienne du Cabinet au service du Président : gestion des agendas, préparation des dossiers, coordination des interlocuteurs, appui opérationnel dans l'organisation des événements institutionnels.
Descriptif du profil
Organisation des agendas et coordination stratégique :
- Gérer et planifier les agendas du Président et du Directeur de Cabinet
- Organiser les réunions, déplacements, représentations et séquences institutionnelles ou politiques.
- Assurer avec les services la mise à jour des listings partenaires institutionnels.
- Assurer le suivi précis des représentations du Président par les Vice-Présidents.
- Gérer les imprévus et ajuster en temps réel les agendas. Gestion des dossiers et sécurisation de l'information :
- Préparer les dossiers en amont des réunions (notes de contexte, synthèses, éléments clés, revue de presse).
- Assurer le suivi des dossiers signalés ou sensibles.
- Assurer le suivi des courriers adressés au Président et des réponses en coordination avec les services. Interface institutionnelle et relationnelle :
- Assurer une interface fluide entre les élus, les services, les partenaires institutionnels et les administrés.
- Gérer les demandes d'audience.
- Entretenir des relations professionnelles stables avec les cabinets, institutions et partenaires du territoire. Suivi administratif et organisationnel du Cabinet :
- Classer et archiver les dossiers stratégiques selon une méthode opérationnelle
- Coordonner avec le directeur de Cabinet la préparation des événements institutionnels et réceptions protocolaires : vœux, inaugurations, animation territoriale, réunion du CODEV.. (Présence parfois requise en soirée).
- Assurer le suivi des dépenses du Cabinet (régie, bons de commande, validation CIRIL). Contribution transversale :
- Assurer une continuité de service en cas d'absence du directeur de Cabinet. Prérequis
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement administratif et politique des collectivités
- Maîtrise des logiciels informatiques de base
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Résistance au stress et gestion des urgences
- Réactivité, diplomatie et anticipation
- Respect stricte du devoir de réserve Contraintes liées au poste
- Disponibilité adaptée aux contraintes de l'agenda présidentiel
- Adaptabilité aux variations de charge de travail
Experience:
12 Mois
Compétences:
Gérer les relations avec les actionnaires,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Administration publique générale Liste des qualités professionnelles: Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Gérer et planifier les agendas du Président et du Directeur de Cabinet
- Organiser les réunions, déplacements, représentations et séquences institutionnelles ou politiques.
- Assurer avec les services la mise à jour des listings partenaires institutionnels.
- Assurer le suivi précis des représentations du Président par les Vice-Présidents.
- Gérer les imprévus et ajuster en temps réel les agendas. Gestion des dossiers et sécurisation de l'information :
- Préparer les dossiers en amont des réunions (notes de contexte, synthèses, éléments clés, revue de presse).
- Assurer le suivi des dossiers signalés ou sensibles.
- Assurer le suivi des courriers adressés au Président et des réponses en coordination avec les services. Interface institutionnelle et relationnelle :
- Assurer une interface fluide entre les élus, les services, les partenaires institutionnels et les administrés.
- Gérer les demandes d'audience.
- Entretenir des relations professionnelles stables avec les cabinets, institutions et partenaires du territoire. Suivi administratif et organisationnel du Cabinet :
- Classer et archiver les dossiers stratégiques selon une méthode opérationnelle
- Coordonner avec le directeur de Cabinet la préparation des événements institutionnels et réceptions protocolaires : vœux, inaugurations, animation territoriale, réunion du CODEV.. (Présence parfois requise en soirée).
- Assurer le suivi des dépenses du Cabinet (régie, bons de commande, validation CIRIL). Contribution transversale :
- Assurer une continuité de service en cas d'absence du directeur de Cabinet. Prérequis
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement administratif et politique des collectivités
- Maîtrise des logiciels informatiques de base
- Excellentes qualités rédactionnelles
- Résistance au stress et gestion des urgences
- Réactivité, diplomatie et anticipation
- Respect stricte du devoir de réserve Contraintes liées au poste
- Disponibilité adaptée aux contraintes de l'agenda présidentiel
- Adaptabilité aux variations de charge de travail
Experience:
12 Mois
Compétences:
Gérer les relations avec les actionnaires,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Administration publique générale Liste des qualités professionnelles: Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles. Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.