Assistant de Direction

MétierAssistanat secrétariat
- secrétariatType de contratCDD uniquementRémunérationindication montant en brutService d'affectation Direction du GHU AP-HP Université Paris-SaclayPrésentation du service PRÉSENTATION DU SERVICE ET DE L'ÉQUIPE La directrice du GHU Paris Saclay L'adjointà la directrice du GHU La secrétaire générale La directrice de cabinet L'assistante de laDirectrice du GHU Vos missions Assister l'adjoint à la directrice du GHU et la secrétaire générale du GHU. Suppléer l'assistante de direction de la directrice du GHU en cas d'absence. Gestion du secrétariat de la direction du GHU :
- Accueil téléphonique et physique
- Réception et traitement du courrier
- Prise de rendez-vous/gestion des agendas -Rédaction de courriers et de courriels
- Organisation de réunions, d'événements et de déplacements professionnels
- Dactylographie et mise en forme de documents (notes, tableaux, courriers, comptes rendus) -Suivi des dossiers en cours
- Gestion et mises à jour des listes de diffusion Codir, gouvernance GHU et autres
- Gestion des dossiers partagés et habilitation utilisateurs
- Classement, archivage, commande de fournitures
- Logistique (restauration ...) Coordination et/ou Gestion des réunions instances, comités du GHU
- Comité de direction: diffusion ordre du jour, organisation logistique, diffusion des comptes-rendu
- Comex: diffusion ordre du jour, organisation logistique, diffusion des comptes-rendu
- Conseil hospitalier territorial : organisation logistique, information et suivi
- Instances: coordination avec les assistantes de direction en charge des différentes instances
- Autres réunions PARTICULARITÉDU POSTE
- Disponibilité
- Capacités d'adaptation

Profil recherché
FORMATION ET/OU COMPÉTENCES REQUISES
- Assistante médico-Administrative Formation de type Bac +2 minimum (BTS Assistante de direction) QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES
- Confidentialité
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Qualités humaines et proximité avec les différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d'autonomie
- Réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et rigueur Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail horaires de 8h30 à 16h
- organisation à caler entre assistantes Amplitude Secrétariat 08h30-18h00TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Avantages sociaux :
- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en crèche selon disponibilités
- Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos
- Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires
- Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant à charge
- Accès à une offre de formation continue conséquente
- Accès à l'espace détente Description de l'hôpitalSitué au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.
Référence de l'offre2026-22421 L’Assistance Publique
- Hôpitaux de Paris, AP-HP, est le centre hospitalier universitaire de la région Ile-de-France et le premier CHU au plan européen. Ses 39 hôpitaux réunis en 6 GHU accueillent chaque année 8,3 millions de malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.