Assistante administrative

MISSIONS PRINCIPALES 1. Accueil et orientation des familles et usagers
• Gestion des appels entrants
• Accueil physique
• Orientation des usagers selon leurs demandes 2. Gestion administrative des dossiers des enfants accueillis de leur inscription jusqu’à leur départ définitif
• 2.1 Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances
• Interlocutrice des familles pour les questions administratives courantes liées au dossier de l’enfant ne relevant pas du champ de compétences de la directrice de crèche
• Inscription et mise à jour des dossiers des dossiers des enfants admis en crèche sur le logiciel CONCERTO
• Validation, Saisie, édition et mise en signature des contrats d’accueil à partir des éléments de contrat établis par les directrices avec les familles
• Communication des informations congés, fiche contacts et tout document informatif
• Pré-contrôle des pointages et vérification des certificats médicaux
• Gestion des dossiers handicap ou enfants en cours de détection
• Travailler en partenariat avec la chargée des préinscriptions, les gestionnaires en charge des dossiers des enfants accueillis et les directrices de structure 2.2 Réalisation de courriers et attestations
• Rédaction de courriers à l’attention des familles ou partenaires
• Etablissement des actes administratifs : certificats, attestations (présence, fermeture exceptionnelle, …) 2.3 Suivi des ouvertures et fermetures de crèches
• Recueil et saisies des données sur les mouvements d’ouverture et fermeture des structures
• Communication par voie de mailing aux familles 3. Facturation et encaissement des participations familiales tout mode de règlement confondus 3.1 Encaissement des participations familiales
• Encaissement des participations familiales
• Prise de rendez-vous pour les encaissements sur place
• Contrôle des encaissements journaliers 3.2 Facturation
• Saisie des revenus actualisés des familles et calcul de tarif horaire en application de la PSU
• Saisie des régularisations et déductions
• Vérification des présences des enfants pointées sur le logiciel en collaboration avec les responsables
• Génération et contrôle des factures et relevés horaires
• Mise en ligne des factures dans les délais
• Transmission des relevés horaires 4. Mandataire de la régie de recettes
• Encaissement des participations familiales
• Extraction et saisie des données CAF
• Extraction des données et saisies dans les tableaux de suivi des indicateurs d’activité ou financier
• Saisi des données d’activités sur les déclarations 5. Archivage
• Les documents nécessaires sont archivés au fur et à mesure dans les dossiers des familles ou du service
• Après la fin de l’inscription les dossiers sont archivés conformément au plan d’archivage 6. Activités transversales et partenariats
• Gestion des tâches des gestionnaires absentes pour garantir la continuité de service
• Travailler en équipe, dans le respect des fonctions et missions de chacun
• Travailler en partenariat avec les autres services de la commune
• Participer aux réunions de service
• Participer aux évènements concernant le secteur de la Petite Enfance organisés sur la commune (Babysit-dating, Matinale Petite Enfance) Particularités Possibilité d’une journée de télétravail par semaine Présence obligatoire d’une gestionnaire sur site sur la tranche 9h00 à 17h00 Horaires spécifiques 37h30 hebdomadaires réparties sur un rythme de 5 jours travaillés. Horaires flottants de 8h à 17h00 PROFIL
• Notions concernant le statut de la fonction publique territoriale, l’environnement des collectivités territoriales, les circuits décisionnels, le fonctionnement des services de la collectivité
• Connaissance de la législation
- droit de la famille
• Connaissance du règlement de fonctionnement des EAJE
• Connaissances de la PSU et de son cadre d’application CADRE D’EMPLOI :
* Adjoint administratif
- Catégorie C
* Adjoint administratif principal
- Catégorie C CONTEXTE : La ville de Châtillon, 38 000 habitants, située dans les Hauts-de-Seine à 3 km de Paris est membre de l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris. La ville de Châtillon s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusivité dans ses pratiques de recrutement. Ville labellisée UNICEF, Châtillon, dispose de 9 structures d’accueils de loisirs pour un public âgé de 10 semaines à 4 ans. En votre qualité d’assistante administrative, vous assurez l’accueil et l’orientation des familles, la gestion administrative des dossiers des enfants accueillis en crèche de leur inscription jusqu’à leur départ de l’établissement, ainsi que la facturation, l’encaissement des participations familiales, la suppléance de la régie de recettes, le traitement des demandes d’allocations communales et la gestion de l’archivage.