Assistant(e) de direction

Vos Activités principales : Veiller au bon fonctionnement technique, administratif et financier du service : Travailler en collaboration avec la Direction sur la mise en œuvre des orientations en cohérence avec le programme municipal Assurer la mise en place et le suivi des projets en cours Mettre en place des procédures pour faciliter l'accès aux différents logiciels et techniques de travail Faciliter l'utilisation du logiciel ELISSAR par des mises à jour et améliorations fréquentes en lien avec le SAV Gérer le courrier « arrivée » avec le logiciel BL POST OFFICE Réaliser la gestion administrative des conseils d'administration du CCAS et commissions solidarité Procéder à la validation dématérialisée des actes administratifs avec le logiciel FAST Assurer le suivi de demande de financement Gérer le suivi de la comptabilité de la plateforme (réalisation de bons de commande, gestion et classement des factures) Assurer le suivi budgétaire de la plateforme (mise à jour des tableaux de suivi et points budget réguliers) Travailler la préparation budgétaire en collaboration avec la directrice et les finances Assurer la gestion des régies d'avances et de recettes Etablir des statistiques selon les besoins du service Gérer les listings et mise en place des colis et repas des séniors en collaboration avec l'équipe Accueillir, renseigner, informer le public : Accueillir physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics S'adapter en fonction de tous les interlocuteurs Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d'urgence Prendre et/ou organiser les rendez-vous des agents de la plateforme ainsi que des permanences Assurer l'accueil et l'information du point relais CAF, Distribuer le courrier des personnes domiciliées, Etre l'intermédiaire entre le public et les différents professionnels de la plateforme Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents : Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence et orienter les personnes vers les services concernés S'assurer que les personnes orientées soit en mesure d'accéder aux services identifiés Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information Accompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales : Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes Diplômes requis : Niveau requis V et plus, connaissance domaines social et administratif Formations et qualifications nécessaires : Maîtrise de logiciels spécifiques et formation en lien avec l'activité du poste Horaires du poste : Lundi 9h -17h / Mardi 08h30-18h / Mercredi 08h30/17h00 / Jeudi 08h30-18H / Vendredi 8h30
- 12h ou 17h ( une semaine sur deux) PRISE DE POSTE DES QUE POSSIBLE => Votre candidature est à envoyer par mail munie d'une lettre de motivation

Experience:
2 An(s)

Compétences:
Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Logiciels de gestion de base de données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Maitrise du logiciel BL POST OFFICE,Maîtrise du logiciel FAST,Maîtrise du logiciel SAP Business Objects ,Logiciel ELISSAR Qualification: Employé non qualifié Secteur d'activité: Administration publique générale Liste des qualités professionnelles: Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés. Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance. Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.