Assistant(e) administratif(ve), comptable et marchés publics

En tant qu’Assistant(e) administratif(ve), comptable et marchés publics (F/H), vos principales missions sont : Gestion administrative des projets et des chantiers
* Gestion des appels d'offres publics (1 par mois en moyenne) o Assurer une veille quotidienne sur les plateformes de dématérialisation des marchés (Doubletrade) o Télécharger les dossiers de consultations des entreprises (DCE) o Préparer les pièces administratives obligatoires (formulaires DC1, DC2, DC4, attestations fiscales et sociales…) o Déposer les offres électroniques dans le respect strict des délais impartis (Chorus Pro)
* Suivi administratif des marchés remportés o Constituer les dossiers d’agrément des co-traitants/sous-traitants et vérifier leurs pièces légales o Constituer les dossiers de chantier : devis, bons de commande, contrats, factures o Déposer les factures sur Chorus Pro o Assurer le suivi du retour des documents signés Comptabilité
* Suivi des factures fournisseurs et des règlements o Enregistrer et suivre les factures fournisseurs dans Access et Evoliz (logiciel de facturation) et les transmettre dans la box comptable o Emettre les ordres de virement o Enregistrer les règlements dans Access et Evoliz
* Suivi des factures clients et des règlements o Déposer les factures clients, les relevés bancaires et les autres pièces comptables dans la box comptable o Enregistrer les règlements clients dans Access o Relancer et suivre les factures impayées
* Contrôler le registre des paiements par carte bancaire et pointer les cartes Corporate ; rechercher les justificatifs manquants et transmettre les opérations et justificatifs au comptable
* Assurer le lettrage et le pointage des comptes bancaires
* Assurer le traitement comptable de fin de mois et répondre aux demandes du comptable
* Participer aux travaux comptables de fin d’année et à la préparation du bilan Vie d’entreprise
* Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des courriers (postaux et électroniques)
* Participer à la gestion administrative du personnel : créer et mettre à jour les dossiers salariés (documents d’embauche, formations...), organiser les visites médicales et les vaccinations, gérer les saisies à tiers détenteur et les contraventions, contrôler le paiement des IJSS (subrogation)
* Participer à l’organisation d’évènements Vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction et les Responsables de Pôles.