Assistant(e) administratif(ve)

À propos
du poste : Dans le cadre du remplacement temporaire d'un membre de notre équipe, IFCDis recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDD, à temps plein, pour rejoindre son service Administratif et Financier, à Toulouse. Rattaché(e) à la Responsable administrative, vous participez à la gestion administrative et financière des actions de formation, notamment des contrats en alternance et des actions de formation conventionnées. Vous assurez le suivi des dossiers, leur conformité et leur traçabilité, en lien avec les apprenants, les entreprises, les équipes internes et les organismes financeurs. Vos

missions:
Gestion administrative des actions de formation.
- Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers administratifs des candidats à l'alternance
- Créer et mettre à jour les dossiers des entreprises, tuteurs et apprenants
- Saisir et éditer les conventions de formation ainsi que les documents réglementaires nécessaires
- Transmettre les dossiers de financement aux entreprises et aux OPCO
- Assurer le suivi des prises en charge auprès des OPCO
- Contrôler et suivre les dossiers tout au long du processus de formation
- Répondre aux demandes des alternants et des entreprises concernant la contractualisation
- Traiter les éventuelles non-conformités en lien avec les équipes concernées
- Mettre à jour les informations dans l'ERP et les différents tableaux de suivi
- Assurer la clôture et l'archivage des dossiers
- Saisir les formations dans les extranets des financeurs
- Établir les devis de formation
- Constituer les dossiers administratifs et comptables des formations
- Contrôler la conformité des documents nécessaires au suivi et à la facturation
- Préparer et suivre les dossiers de rémunération des stagiaires
- Assurer le suivi régulier des actions de formation
- Participer à l'émission et au suivi des factures
- Contrôler les dossiers avant leur mise en facturation
- Signaler les éventuelles non-conformités et assurer leur suivi
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de la facturation
- Classer et archiver les justificatifs et documents liés aux actions de formation Plus généralement, vous contribuez au bon fonctionnement du service, dans le respect des procédures internes, et alertez votre hiérarchie en cas de dysfonctionnement. Les conditions du poste : Type de contrat : CDD de remplacement Durée : Remplacement temporaire, sans date de fin définie à ce jour Temps de travail : Temps plein Lieu : Toulouse
- 3 rue Louis Courtois de Viçose Rémunération : 1 867 € brut par mois Service : Administratif et Financier Rattachement hiérarchique : Responsable administrative Vous souhaitez rejoindre une équipe intervenant dans le domaine de la formation et mettre vos compétences administratives au service du suivi des apprenants, des entreprises et des actions de formation ? Rejoignez IFCDis en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) Depuis 1993, nous accompagnons les futurs salariés des magasins. Chez nous, tu apprends avec des pros et acquiers une vraie expérience en entreprise grâce à nos formations du CAP au Bac+2. Une formation concrète pour une carrière qui démarre fort, c'est la promesse qu'IFCDis te fait