Assistant Administratif et Financier Travaux CDI 35H H/F

QUI SOMMES-NOUS ? Vicartem est une entreprise familiale spécialisée dans l'hôtellerie innovante, l'immobilier et le retail. Depuis vingt ans, ses réalisations ont pour trait commun des lieux d'exception, à la décoration sublimée, au coeur des villes : le Balthazar Hôtel & Spa Nuxe
- MGallery by Sofitel à Rennes, premier 5 étoiles de la capitale bretonne, ou la boutique Hermès du célèbre passage Pommeraye à Nantes. Le groupe s'appuie sur deux sociétés de gestion : Younight Hospitality, dédiée à la gestion hôtelière, et Vicartem REIM, dédiée à la gestion immobilière. LE POSTE Pour accompagner le développement de ses projets de rénovation, de restructuration et d'ouverture d'établissements, Vicartem recrute en CDI un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) travaux. Intégré(e) à l'équipe Travaux, vous travaillez en lien étroit avec le Responsable Travaux afin d'assurer le bon suivi administratif, contractuel et financier des opérations, de la consultation des entreprises jusqu'à la clôture des comptes. Vous êtes également l'assistant(e) de la maintenance de nos biens immobiliers, en lien avec le Responsable technique et le Gestionnaire technique. VOS MISSIONS 1. Missions administratives et contractuelles
- Suivre les consultations d'entreprises jusqu'à la contractualisation : relances, réception et suivi des offres et des pièces administratives des entreprises et partenaires.
- Contrôler la complétude des dossiers (offres, pièces administratives, assurances, attestations) et enregistrer les marchés.
- Suivre les marchés, avenants et ordres de service, et tenir à jour le registre des marchés ; régulariser les pièces administratives nécessaires avant le démarrage des travaux.
- Assurer le suivi administratif des opérations (sous-traitance, correspondances).
- Vérifier la conformité réglementaire des intervenants : assurances (décennale, responsabilité civile), attestations de vigilance, Kbis, qualifications.
- Rédiger les attestations, factures, comptes rendus de chantier et autres courriers.
- Préparer les courriers à destination des administrations (dépôts et suivi des autorisations d'urbanisme, déclarations de travaux, enseignes, etc.).
- Suivre les jalons de réception : levée des réserves, opérations préalables à la réception (OPR), dossiers des ouvrages exécutés (DOE), garanties et décompte général définitif (DGD).
- Classer, papier et informatique, l'ensemble des documents des opérations (permis de construire, contrats, devis, DOE, etc.) et tenir à jour l'arborescence et la plateforme de partage. 2. Missions financières
- Vérifier les situations de travaux des entreprises.
- Assurer le suivi comptable des opérations : contrôle, suivi et rapprochement des factures, saisie et suivi des engagements dans les outils de suivi budgétaire.
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi budgétaire (budget initial, avenants, engagé, facturé, payé, reste à engager) et alerter sur les dérives des enveloppes allouées.
- Suivre les retenues de garantie, cautions, pénalités et révisions de prix.
- Appliquer les nouvelles règles de facturation électronique (réception des factures dématérialisées depuis le 1er septembre 2026) en lien avec les services comptables.
- Préparer les bilans de clôture des opérations et le décompte général. 3. Assistance à la maintenance du patrimoine immobilier
- Assister le Responsable technique et le Gestionnaire technique dans le suivi de la maintenance des biens immobiliers du groupe.
- Enregistrer, suivre et relancer les demandes d'intervention (curatives et préventives) auprès des prestataires.
- Suivre les contrats de maintenance et d'entretien (échéances, renouvellements, rapports d'intervention) et les vérifications périodiques réglementaires.
- Contrôler et suivre les devis, bons de commande et factures de maintenance au regard des budgets alloués.
- Tenir à jour les tableaux de suivi et la documentation technique des biens (contrats, rapports, registres, plans). 4. Interface interne et externe
- En externe : être l'interlocuteur(trice) administratif(ve) de l'ensemble de nos partenaires (architectes, maîtres d'oeuvre, bureaux d'études, bureaux de contrôle, entreprises et leurs services administratifs, etc.) pour le suivi des dossiers, des pièces et des échéances.
- Centraliser, relayer et relancer les demandes et les informations entre les partenaires et l'équipe Travaux.
- En interne : assurer le lien avec l'ensemble des services supports du groupe (comptabilité, juridique, assurances, achats, développement, asset management, gestion locative, etc.) pour fluidifier le traitement des dossiers.

VOTRE PROFIL
- Formation de niveau Bac +2/3 (BTS / BUT / licence : gestion, bâtiment, immobilier, assistanat de gestion ou équivalent).
- Première expérience sur un p