Secrétaire Pédagogique Ifsi Picpus H/F

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationA partir de 2249,37€ BM selon diplôme et profil Service d'affectationIFSI PICPUSPrésentation du service Les Instituts de Formation Paramédicaux sont situés dans le 12ème arrondissement de Paris sur le site du Campus Picpus à proximité de l'Hôpital Rothschild et à 6 minutes à pied de l'Hôpital Trousseau. Le Campus dispose de nombreuses salles de cours et d'un amphithéâtre avec un équipement informatique et audiovisuel récent. La structure de formation délivre la formation initiale en soins généraux (IFSI-IFAS) et de spécialités (IFP-IFAP). Un Centre de Documentation (CDI) situé au RDC est mis à disposition des étudiants, des élèves et des personnels. Les étudiants, élèves et stagiaires paramédicaux bénéficient d'une plateforme de simulation en santé bi-site (relevant d'un partenariat entre le Campus Picpus et l'Hôpital Trousseau). L'IFSI IFAS et l'Ecole de Puériculture sont certifiés selon la norme AFNOR ISO 9001 depuis 2019 et Qualiopi depuis décembre 2020. La structure est agréée pour les quotas de 161 ESI, 50 EAS, 50 EIP, 50 EAP. Le partenariat universitaire de l'IFSI est organisé avec l'UFR de Santé Sorbonne Université sous la forme d'un Département Universitaire en Sciences Infirmières (DUSI). Vos missions - Assurer la qualité de l'accueil des étudiants en santé et des partenaires - Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques - Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle - Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion - Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage - Gestion, suivi et archivage des attestations d'assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier - Participation à la politique d'harmonisation des pratiques professionnelles - Participation aux projets de mise en oeuvre du projet pédagogique - Participation à l'organisation et à la surveillance des épreuves de sélection écrites et orales - Participation aux instances réglementaires en rapport avec le domaine de la gestion des stages - Participation aux manifestations et aux séminaires professionnels - Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage - Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport - Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d'évaluation en stage - Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants - Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles - Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels - Contrôle des répartitions individuelles de stages et le suivi volumétrique par typologie de stage - Participation au suivi des résultats des étudiants et élèves en stage, suivi des stages de rattrapage et complémentaires - Participation à la gestion des stages internationaux et européens (ERASMUS+) - Participation à la gestion des stages des étudiants à diplômes étrangers (Article 09 - A 31/07/2009) - Participation à la mise en stage des étudiants lors des mobilisations en situation de crise sanitaire - Communication et transmission de documents auprès de l'organisme gestionnaire CFDC et de la direction générale APHP - Veille documentaire et réglementaire - Gestion documentaire performante pour les activités administratives des stages (traçabilité) - Evaluation du dispositif de gestion administratif des stages et mettre en place des mesures de réajustement adaptées et structurées - Participation au processus d'évaluation des pratiques professionnelles sur les techniques administratives - Assurer les missions en rapport avec le fonctionnement général des instituts - Participation à la mise en oeuvre de la politique de stage institutionnelle et des objectifs stratégiques fixés par le directeur d'institut - Participation à la démarche d'amélioration de la qualité et la gestion des risques en formation initiale - Participation à la politique de déclaration des évènements indésirables liés à la formation initiale Profil recherché - Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative - Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif - Bonne expression écrite et orale - Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus - Participation aux formations-actions identifiées comme obligatoires pour le bon fonctionnement de la structure - Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL) - Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS). - Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l'équipe de direction. - Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel - Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure - Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation - Définir un plan de classement et d'archivage propice à la recherche immédiate de documents - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel - S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté; 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés; TL possible en fonction de la mission 75 % du NAVIGO remboursé Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement. Description de l'hôpital L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre Référence de l'offre2