Assistant - Assistante de Direction H/F

ARS PAYS DE LA LOIRE L'Agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire représente le ministère de la Santé, des Familles, de l'Autonomie et des Personnes Handicapées. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en oeuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires. Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux profils et aux compétences variées, répartis au siège de l'ARS et dans les cinq départements des Pays de la Loire. Située dans une région dynamique et attractive, l'ARS des Pays de la Loire, qui vient d'arrêter son Projet Régional de Santé, attache une grande attention à la prise en compte des territoires et la participation des usagers. Pour cela, elle a engagé une démarche de renforcement de la territorialisation. Rejoindre l'ARS Pays de la Loire, c'est travailler au sein d'une équipe animée par une forte culture collective de politique publique. Missions de la direction La Direction de l'Offre de soins (DOS) qui comporte 81 agents a pour mission d'organiser et de garantir la qualité et la sécurité de l'accès aux soins, qu'il s'agisse de soins délivrés en ville ou en établissements de santé, sur l'ensemble de la région des Pays de la Loire. Elle veille à assurer une accessibilité à l'offre sur l'ensemble du territoire ligérien tout en veillant à la performance. Elle définit la stratégie régionale d'organisation et de gradation des soins dans une logique de parcours. Missions du département Le pôle appui de la DOS composé de 2 assistants et d'un chargé de projets a pour mission de : ¿ Faciliter la coordination et le suivi des activités transversales de la DOS en assurant les interfaces internes et externes ; ¿ Suivre le plan d'actions de la DOS, en o Supervision de la préparation du dialogue de gestion avec le niveau national, o Suivi et coordination du FIR, o Reporting de la direction dans le respect des délais, o Valorisation et consolidation des indicateurs stratégiques relative à la transformation de l'offre, o Appui aux projets transversaux de la DOS, ¿ Assurer le secrétariat général de la DOS : o Circulation de l'information (Gestion des BAL fonctionnelles), o Veille sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires, o Organisation et préparation des réunions stratégiques ou intersectorielles, o Coordination de la contribution des départements aux instances ou aux RDV de la direction : préparer les dossiers, apporter un appui si besoin sur les diaporamas, suivre les échéances, o Mise en place des actions à destination des équipes visant à améliorer la qualité de présentation des documents (modèles, vigilance sur les formules rédactionnelles), o Développement d'outils métiers et appui à la structuration des systèmes d'information, o méthodes, procédures nécessaires à la réalisation des missions de de la DOS ; Description du poste Finalité et missions principales du poste Assister la direction de la DOS dans l'organisation quotidienne de travail et plus particulièrement son directeur. Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et les responsables hiérarchiques, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information. Organiser et coordonner des informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Contribuer à l'organisation d'évènements (journées thématiques, séminaires) et appuyer le directeur adjoint sur le volet communication interne de la DOS. Activités principales / Tâches Organiser, optimiser et planifier l'activité du directeur : - Gestion de la messagerie, de l'agenda et de BAL fonctionnelle - Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements - Assurer la préparation des dossiers - Apporter un Appui au CODIR DOS : organisation, compte-rendu, suivi des décisions - Assurer le suivi des courriers stratégiques, Assurer le secrétariat de direction de la DOS - Rédaction des documents, des synthèses (note, diaporama, tableau de bord) destinés à valoriser/rendre compte/ faire circuler l'information sur les actions de la DOS. - Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et les responsables hiérarchiques, plus particulièrement en matière de coordination et de traitement de l'information. Organiser des réunions stratégiques - Planifier le calendrier des réunions stratégiques, coordination bilan direction - Organiser les réunions fédérations sanitaires, les commissions spécialisées offre de soins - Réaliser les compte-rendu Assurer la continuité des activités du/ de la second(e) assistant(e) pendant ses absences Profil recherché Vos compétences Connaissances Connaître l'environnement institutionnel et administratif Techniques et méthodes de la communication écrite et orale Techniques de planification Connaître les techniques de secrétariat et la réglementation de la gestion documentaire et de l'archivage Savoir-faire Utiliser les outils informatiques et bureautiques Organiser, planifier, coordonner les informations Réaliser un diagnostic une analyse, une synthèse, un compte-rendu Savoir rendre compte, informer, alerter Savoir mettre en oeuvre les techniques rédactionnelles Respecter les délais et les échéances Savoir-être Ecouter, conseiller, communiquer Respecter la confidentialité Etre réactif et avoir l'esprit d'initiative Travailler en équipe Faire preuve de rigueur Aisance relationnelle Faire preuve de discernement Sens de l'initiative Votre formation Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant(e) de direction. Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste. Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement Informations complémentaires Poste ouvert aux titulaires niveaux 4b/5A (convention organisme SS) selon profil et fonctionnaires de catégorie B, ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires Participation à un système d'astreinte sur la base du volontariat Participation à la gestion de crise Contact Les candidats devront adresser leur dossier de candidature composé d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae (obligatoire) sous la référence : 71- exclusivement via le lien suivant : Les candidats qui souhaiteraient obtenir de plus amples informations sur le poste sont invités à se rapprocher de : Etienne Le Maigat - Directeur de l'Offre deSoins - ou