Secrétaire Organisme de Formation

A propos du poste : Pour répondre à cette offre, vous devez impérativement maitriser le Logiciel DIGIFORMA. Toute candidature ne possédant pas la maitrise de ce logiciel ne sera pas retenue. La/le secrétaire / assistant-e administratif-ve (H/F) intervient au sein de l'organisme de formation Occitanie et contribue au bon fonctionnement administratif, à la relation avec les clients et à l'appui de l équipe pédagogiques régionales. Les missions principales sont les suivantes :
- Suivi administratif des actions de

formation:
gestion des dossiers, tenue des tableaux de suivi et échanges avec les formateurs ;
- Suivi de la conformité des formations en amont, incluant la vérification des éléments administratifs et qualitatifs des dossiers de formation, dans le respect des exigences de la certification Qualiopi (procédures existantes et accompagnement interne) ;
- Gestion et administration des formations via le logiciel DIGIFORMA : saisie des dossiers, suivi administratif et facturation (formation et montée en compétences assurées si nécessaire) ;
- Envoi des factures via DIGIFORMA ;
- Gestion, suivi et orientation des demandes des clients et partenaires ;
- Suivi et gestion des boîtes mails liées à l'activité formation (DIGIFORMA et Formation Occitanie) ;
- Appui administratif et technique auprès des formateurs et des équipes régionales Occitanie ;
- Contribution à l'élaboration et à la mise à jour du catalogue de formation Occitanie ;
- Participation à la démarche qualité de l'organisme de formation et à la préparation des audits liés à la certification Qualiopi ;
- Contribution à l'amélioration continue des pratiques administratives, pédagogiques, commerciales, notamment par l'utilisation d'outils numériques et l'intégration progressive de solutions d'Intelligence Artificielle

Profil recherché
- H/F Le poste est ouvert à toute personne disposant d'une formation ou d'une expérience en secrétariat / assistanat administratif, y compris en dehors du secteur de la formation professionnelle. Une bonne maîtrise des outils informatiques et numériques (bureautique, messagerie, outils collaboratifs) est indispensable. Une connaissance ou une première expérience de :
- la formation professionnelle,
- la certification Qualiopi,
- et/ou du logiciel DIGIFORMA, constitue un atout, mais n'est pas obligatoire. Un accompagnement à la prise de poste est prévu. Qualités attendues
- Bonnes qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe ;
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
- Curiosité, envie d'apprendre et capacité à monter en compétences ;
- Débrouillardise, adaptabilité et capacité à être force de proposition ;
- Aisance dans un environnement évolutif et multi-interlocuteurs.

Experience:
1 An(s)

Compétences:
Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, renseigner un public,Obligation de maitrise le logiciel DIGIFORMA Qualification: Employé qualifié Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes