Agent(e) d'accueil standard Préfecture
Il y a 4 jours
Midi-Pyrénées, France
MINISTERE INTERIEUR
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Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : Le SGCD assure l’accueil physique et téléphonique sur 3 sites des administrations territoriales de l’État situées à Foix : Préfecture, Directions départementales interministérielles: Direction départementale des territoires (DDT) et Direction départementale du travail de l’emploi et des protections des populations (DDETSPP). En tant que chargé(e) d’accueil, vous assurez les missions suivantes: Missions principales: 1) Accueil physique:
• assurer la surveillance sécurité des accès du public
• filtrer les entrées : vérifier l’inscription sur les plannings de rendez-vous, orienter les usagers vers les lieux de rendez-vous et prévenir les services
• réceptionner les entreprises : vérification de l’identité des ouvriers et des autorisations d’accès après criblage et prévenir le service logistique du SGCD à leur arrivée ;
• remettre les badges temporaires contre remise des cartes d'identité (partenaires, agents,entreprises)
• délivrer ponctuellement les fournitures aux agents
• assurer la mise en veille et le réarmement sur le SSI en cas de besoin
• veiller à la surveillance « sécurité des accès », ouverture des portails, surveillances caméras etc)
• gérer et délivrer les consommables reprographie du site (commande et retrait)
• accompagner les usagers en difficultés 2) Accueil téléphonique : Pendant les heures de fermetures des accueils des DDI, les appels sont rebasculés en préfecture:
• assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis
• répondre aux appels des usagers en donnant une information de premier niveau
• mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter les appels au bon interlocuteur en préfecture ou en DDI ou renvoyer vers une adresse mail
• renvoyer les usagers vers les sites officiels informant sur les démarches (services-public.fr, site internets interdépartementaux et nationaux, ou les adresses mails fonctionnelles des services métiers
• gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transférer vers le bon interlocuteur
• prendre des rendez-vous pour le public sur des plateformes ou des plannings (ex: permanences du défenseur des droits)
• renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
• gérer l’armoire à clefs 3) Missions secondairesen appui logistique :
• gérer les consommables des photocopieurs
• assurer la pré-commande, la gestion de stock et la distribution aux agents des fournitures de bureau
• remplacement de l’agent en charge du courrier en cas d’absence (tri à l’arrivée, distribution, affranchissement). Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise
- requis Technique d’accueil/ niveau maîtrise
- requis Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique
- requis Savoir-faire : Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise
- requis Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise
- requis Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise
- requis Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise
- requis Savoir
- être : Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise
- requis Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise
- requis Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise
- requis Savoir rendre compte/ niveau maîtrise
- requis Vos perspectives : Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD. Votre environnement professionnel Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles. Il comprend 3 services: le service des ressources humaines, le service budget, finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique. Composition et effectifs du service Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier: 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C
- Bureau budget-achat: 3 agents dont 1 B et 2 C
- Bureau logistique-immobilier : 13 agents dont 3 B et 10 C Liaisons hiérarchiques L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture. Liaisons fonctionnelles L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP. Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.
• assurer la surveillance sécurité des accès du public
• filtrer les entrées : vérifier l’inscription sur les plannings de rendez-vous, orienter les usagers vers les lieux de rendez-vous et prévenir les services
• réceptionner les entreprises : vérification de l’identité des ouvriers et des autorisations d’accès après criblage et prévenir le service logistique du SGCD à leur arrivée ;
• remettre les badges temporaires contre remise des cartes d'identité (partenaires, agents,entreprises)
• délivrer ponctuellement les fournitures aux agents
• assurer la mise en veille et le réarmement sur le SSI en cas de besoin
• veiller à la surveillance « sécurité des accès », ouverture des portails, surveillances caméras etc)
• gérer et délivrer les consommables reprographie du site (commande et retrait)
• accompagner les usagers en difficultés 2) Accueil téléphonique : Pendant les heures de fermetures des accueils des DDI, les appels sont rebasculés en préfecture:
• assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception des colis
• répondre aux appels des usagers en donnant une information de premier niveau
• mettre en relation et suivre la prise en charge des appels, orienter les appels au bon interlocuteur en préfecture ou en DDI ou renvoyer vers une adresse mail
• renvoyer les usagers vers les sites officiels informant sur les démarches (services-public.fr, site internets interdépartementaux et nationaux, ou les adresses mails fonctionnelles des services métiers
• gérer les mails de la boîte institutionnelle générale et transférer vers le bon interlocuteur
• prendre des rendez-vous pour le public sur des plateformes ou des plannings (ex: permanences du défenseur des droits)
• renseigner le tableau Open office enregistrant le nombre d’appels et de visites quotidiennes
• gérer l’armoire à clefs 3) Missions secondairesen appui logistique :
• gérer les consommables des photocopieurs
• assurer la pré-commande, la gestion de stock et la distribution aux agents des fournitures de bureau
• remplacement de l’agent en charge du courrier en cas d’absence (tri à l’arrivée, distribution, affranchissement). Vos compétences principales mises en œuvre : Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise
- requis Technique d’accueil/ niveau maîtrise
- requis Avoir des compétences en informatique bureautique/ niveau pratique
- requis Savoir-faire : Savoir s’exprimer avec aisance/ niveau maîtrise
- requis Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise
- requis Savoir analyser et reformuler les demandes/ niveau maîtrise
- requis Assurer un accueil téléphonique de qualité/ niveau maîtrise
- requis Savoir
- être : Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise
- requis Savoir prendre des initiatives et être réactif/ niveau maîtrise
- requis Savoir communiquer et s’adapter au différents publics/ niveau maîtrise
- requis Savoir rendre compte/ niveau maîtrise
- requis Vos perspectives : Évolution vers des fonctions d’appui, de secrétariat ou de gestionnaire de dossiers au sein du SGCD. Votre environnement professionnel Le secrétariat général commun départemental assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles. Il comprend 3 services: le service des ressources humaines, le service budget, finances, achats, logistique, immobilier et le service numérique. Composition et effectifs du service Service budget-finances/ achat-logistique -immobilier: 17 agents dont 1 A, 4 B et 13 C
- Bureau budget-achat: 3 agents dont 1 B et 2 C
- Bureau logistique-immobilier : 13 agents dont 3 B et 10 C Liaisons hiérarchiques L’agent est sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle accueil –courrier du SGCD basé à la préfecture. Liaisons fonctionnelles L’agent est sous l’autorité fonctionnelle des directeurs de la DDETSPP. Il entretient des relations fonctionnelles avec les agents de la DDETSPP, les services bénéficiaires, les agents du périmètre SGCD et les autres services du SGCD.