Responsable Hébergement EHPAD F/H

Missions principales 1. Relations résidents et familles
* Gérer les demandes d’admission sur ViaTrajectoire : réception des demandes, vérification
* Organiser les plannings de rendez-vous avec les familles pour les visites et les admissions
* Réaliser les visites de l’établissement
* Réaliser l’état des lieux de la chambre et l’inventaire du trousseau à l’admission
* Aider à l’installation et à la personnalisation de la chambre, présenter le personnel
* Mettre à jour le livret d’accueil et promouvoir l’EHPAD 1. Gestion Hôtelière
* Coordonner les conditions matérielles de l’accueil d’un nouveau résident
* Organiser le travail des agents hôteliers
* Gérer les plannings des agents hôteliers
* Participer au recrutement des agents hôteliers
* Réaliser les entretiens annuels des agents hôteliers
* Gérer les commandes des repas
* Superviser le circuit du linge des résidents
* Assurer le suivi des tenues professionnelles
* Commander les produits d’entretien et assurer le suivi des besoins de l’établissement 1. Gestion administrative
* Suivi facturation en collaboration avec les services comptables du CH Sainte-Marie
* Assurer le suivi administratif des situations particulières (succession, départ, régularisation)
* Établir les attestations fiscales annuelles à destination des familles
* Traiter les courriers spécifiques liés aux résidents (notaire, succession)
* Gérer les mandats de prélèvements SEPA des résidents sur le logiciel TITAN
* Déclaration des loyers dans le logiciel CAF
* Transmission mensuelle des mouvements à la CPAM par télé-service
* Produire les reportings demandés par la Direction et les partenaires institutionnels
* Suivi des allocations APA et AIDE SOCIALE (transmission des éléments aux différents Conseils Départementaux)
* Assurer le classement et l’archivage des documents dans le respect des procédures en vigueur
* Assurer le suivi de l’affichage obligatoire pour les résidents

Profil recherché
Formation
* Niveau minimum Bac +2 / +3 (Hôtellerie, gestion administrative,…)
* Connaissances des métiers de l’hôtellerie et de la restauration
* Expérience professionnelle souhaitée de 3 ans minimum sur un poste administratif avec une forte dimension relationnelle Savoir faire
* Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie outlook)
* Maîtrise ou capacité d’adaptation aux logiciels métiers (NETSOIN, TITAN )
* Connaissance du fonctionnement d’un EHPAD et des dispositifs médico-sociaux Savoir être
* Sens du service aux résidents et aux familles
* Esprit d’équipe et qualités relationnelles
* Rigueur, méthode et sens de l’organisation
* Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
* Capacité d’adaptation et polyvalence
* Réactivité et autonomie Rémunération et avantages
* Rémunération selon la Convention Collective Nationale FEHAP du 31 octobre 1951, avec reprise de l’ancienneté à 100 % sur un poste équivalent
* Forfait Jours
* Compte Épargne Temps (CET) monétisable
* Comité Social et Économique (CSE) attractif
* Évolution professionnelle et mobilité interne
* Espace bien-être et sportif (coachs ASM Vitality) au Centre Hospitalier de Clermont-Ferrand.
* Accès gratuit à l’application Teale (bien-être et soutien psychologique)
* Parking gratuit sur site L’Association Hospitalière Sainte-Marie, 5 600 collaborateurs répartis sur 8 départements, est leader dans la prise en charge psychiatrique et médico-sociale en France. Les Établissements Sainte-Marie Puy-de-Dôme – Allier comprennent un centre hospitalier et cinq établissements médico-sociaux qui assurent une mission de service public en santé mentale et interviennent auprès de personnes en situation de souffrance psychique, de handicap et de grand âge. En 2025, l'AHSM a repris la gestion de l'Association La Miséricorde au sein d'une toute nouvelle structure de 110 lits (dont 3 unités protégées et un pôle d'Activités et de Soins Adaptés) à Pérignat-lès-Sarliève.