RESPONSABLE ADMINISTRATIF·VE, RH ET FINANCIER·ÈRE F/H

Le/la Responsable administratif·ve, RH et financier·ère contribue à la mise en œuvre opérationnelle du projet associatif et du projet social du Pôle 9. Placé·e sous l’autorité de la Direction, il/elle travaille en lien étroit avec la Direction, la comptable et la Direction adjointe. Il/elle assure la coordination, la fiabilisation et la sécurisation des processus administratifs, financiers et RH relevant de son périmètre. Il/elle garantit la qualité des informations nécessaires au pilotage de l’association et contribue à la circulation fluide de l’information entre les équipes, la direction, la gouvernance et les partenaires. Dans son périmètre de responsabilité, le/la RAF exerce une fonction de contrôle, de sécurisation et d’alerte : il/elle identifie les écarts et risques administratifs, financiers et RH et propose les mesures correctives nécessaires.

Profil recherché
* Formation supérieure en gestion, administration, comptabilité, finance ou ressources humaines, ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience significative sur une fonction administrative, financière et/ou RH ; une expérience dans le secteur associatif, l’ESS ou un centre social constitue un atout.
* Solides connaissances en comptabilité générale et en gestion budgétaire ; connaissance de la réglementation RH et de la convention collective ELISFA appréciée.
* Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (tableaux croisés dynamiques, outils de suivi et d’analyse).
* Très bonne maîtrise des outils numériques de gestion ; la connaissance d’Aiga / Noé constitue un atout important.
* Capacité d’analyse et de synthèse, aptitude à construire et interpréter des tableaux de bord et à formaliser des procédures.
* Autonomie, rigueur, sens des priorités, capacité à rendre compte et à alerter.
* Discrétion et respect strict de la confidentialité ; aisance relationnelle avec les équipes, les usagers, les administrateurs et les partenaires institutionnels. Missions principales 1
- Appui au pilotage et outils d’aide à la décision
* Préparer, suivre et mettre en forme les dossiers demandés par la Direction.
* Construire et actualiser les tableaux de bord et outils d’aide à la décision.
* Alerter sur les échéances, écarts et points de vigilance.
* Formaliser les procédures, courriers, comptes rendus et supports internes.
* Contribuer à l’organisation des réunions et à la diffusion de l’information. 2
- Gestion financière, budgétaire et comptable
* Préparer, avec la comptable, les éléments nécessaires aux clôtures, contrôles et travaux de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes.
* Fiabiliser les transferts en comptabilité et le rapprochement des flux liés aux activités et adhésions.
* Assurer le suivi administratif et financier des dossiers de subvention.
* Produire les données financières et statistiques nécessaires aux partenaires et institutions. 3
- Administration des inscriptions, facturation et base Aiga
* Administrer et sécuriser la base Aiga/Noé : activités, périodes, tarifs et quotients familiaux.
* Superviser les encaissements, leur ventilation et leur rapprochement comptable.
* Gérer la facturation, contrôler les pointages et suivre les impayés et relances.
* Extraire et analyser les données d’activité pour les responsables de secteur. 4
- Administration RH et cycle de vie du contrat de travail
* Préparer les contrats et avenants selon la convention ELISFA et réaliser les formalités d’embauche, dont les DPAE.
* Assurer l’intégration administrative et le suivi mutuelle/prévoyance.
* Coordonner le suivi avec la médecine du travail et les visites obligatoires.
* Contrôler les éléments relatifs au temps de travail.
* Préparer les variables de paie, les transmettre à l’opérateur et contrôler les bulletins.
* Sécuriser les formalités et documents de fin de contrat.
* Rédiger les courriers et notes de service et contribuer au suivi des procédures. 5
- Vie associative et gouvernance
* Organiser avec la Présidence et la Direction le calendrier des instances : Bureau, CA et AG.
* Préparer et envoyer les convocations et documents nécessaires.
* Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux, assurer leur validation et archivage.
* Réaliser les démarches administratives obligatoires liées à la vie associative.
* Apporter un appui administratif à la gouvernance. 6
- Organisation administrative et appui aux équipes
* Formaliser et actualiser les procédures administratives internes.
* Organiser le classement, l’archivage et la traçabilité des documents.
* Accompagner les équipes sur les outils numériques, bureautiques et procédures.
* Participer à l’accueil des nouveaux salariés, bénévoles et stagiaires.
* Suivre certains dossiers administratifs fournisseurs.
* Participer aux réunions d’équipe et aux temps forts de la vie associative. Offre complête sur le site du Pole 9 : pole9.fr L’association « Pôle 9 MJC-Centre Social » recrute un.e directeur.trice en CDD de remplacement. Basée à Lyon 9 /St Rambert, la structure est dotée de 2 anne