Secrétaire médical

L'Union pour la Défense de la Santé Mentale (UDSM), association reconnue d'utilité publique, recrute un(e) secrétaire médical(e) et médico-social(e) à temps plein pour son Externat Médico-Pédagogique (EMP) situé à Fontenay-sous-Bois. L'EMP accompagne 110 enfants et adolescents présentant une déficience intellectuelle et/ou des troubles du spectre de l'autisme, dans le cadre d'un accompagnement éducatif, pédagogique et thérapeutique individualisé. Intégré au Pôle Jeunesse de l'UDSM, aux côtés de l'EMPro et du SESSAD, l'établissement s'inscrit dans une dynamique de transformation de l'offre médico-sociale, de développement des partenariats et d'amélioration continue de la qualité des accompagnements. Votre place dans l'organisation Sous la responsabilité hiérarchique directe de la cadre administrative, vous assurez le secrétariat médical et médico-social de l'établissement. En lien étroit avec la direction, le directeur adjoint, le médecin psychiatre, les chefs de service, l'assistante sociale et les équipes pluridisciplinaires, vous contribuez à la continuité du suivi administratif des enfants et au bon fonctionnement institutionnel. Vous assurez le suivi des missions qui vous sont confiées, depuis leur préparation jusqu'à leur finalisation, en veillant à la qualité, à la fiabilité et à la traçabilité des informations. Votre fonction nécessite une capacité à anticiper les échéances, à organiser les démarches administratives et à assurer leur suivi, tout en respectant les responsabilités des différents professionnels. Vos missions Gestion et suivi administratif des admissions En collaboration étroite avec le directeur adjoint, responsable du pilotage des admissions et de la gestion de ViaTrajectoire, et en articulation avec l'assistante sociale :
- Réceptionner, enregistrer et constituer les dossiers de demandes d'admission.
- Vérifier la complétude des pièces administratives et des notifications MDPH.
- Tenir à jour les tableaux partagés de suivi des admissions et des listes d'attente.
- Actualiser la file active des référents et préparer les éléments nécessaires à l'étude des dossiers.
- Participer, en amont de chaque commission d'admission, à un temps de préparation réunissant le directeur adjoint, l'assistante sociale et la secrétaire médicale, afin d'examiner les dossiers, de vérifier leur complétude, de partager les informations utiles et d'identifier les points nécessitant une attention particulière.
- Contribuer, lors de cette réunion préparatoire, à l'identification des dossiers pouvant être présentés en commission, des éléments manquants et des démarches complémentaires à engager.
- Préparer les documents et tableaux de suivi nécessaires à la commission, en lien avec le directeur adjoint et l'assistante sociale.
- Participer aux commissions d'admission, assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.
- Assurer le suivi administratif des décisions prises en commission, des échéances et des relances.
- Préparer les courriers destinés aux familles, conformément aux décisions validées.
- Finaliser les dossiers administratifs des enfants admis et assurer leur classement et leur archivage.
- Veiller à la continuité du suivi administratif des candidatures, depuis leur réception jusqu'à la décision finale et à sa mise en œuvre.
- Saisir dans IMAGO DUI les éléments et démarches associés au processus d'admission Gestion administrative des dossiers des enfants et contrats de séjour
- Constituer, actualiser et assurer le suivi des dossiers administratifs et médico-sociaux des enfants.
- Vérifier régulièrement la présence et la validité des documents obligatoires.
- Préparer pour la directrice les contrats de séjour et leurs éventuels avenants, en réunissant l'ensemble des éléments nécessaires à leur établissement.
- Assurer l'ensemble du circuit administratif des contrats : préparation, vérification, transmission pour signature, suivi des retours, relances et archivage.
- Tenir à jour les échéanciers des notifications MDPH, des contrats de séjour et des autres documents administratifs.
- Alerter les professionnels concernés sur les renouvellements et les démarches à anticiper.
- Contribuer au suivi administratif des projets personnalisés d'accompagnement : échéances, documents à réunir, mise en forme, diffusion et archivage après validation.
- Relève des fonctions de la secrétaire du SIS
- Garantir la traçabilité des démarches administratives et leur finalisation, dans le respect des règles de confidentialitSecrétariat médical et saisie de l'activité dans IMAGO
- Assurer le secrétariat des médecins et des professionnels médico-psychologiques concernés.
- Organiser les rendez-vous